费用报销管理规定20111120.doc

费用报销管理规定 受控状态： 文件编号： 版 本： 页 数： 生效日期： 发文编号： 编制 审核 批准 备案 修改履历页 变更编号 版本 修改日期 修订页次（条款） 修订内容说明 修订人 1 2 3 4 5 6 7 费用报销管理规定 为加强财务管理，规范费用开支，以有效控制费用的支出，降低公司经营成本，提高各业务人员的办事效率，特制定本规定。 一、目的 规范出差管理，为出差、日常工作安排及相关费用报销提供依据。 二、适用范围 公司全体员工 三、定义 1、大城市：指首都、直辖市、各省省会及特区城市；财务制度中分三类城市（请注明） 2、中、小城市：除大城市之外的市、县、镇等区域。 四、管理职责 1、部门经理、总监、副总及总经理负责各类出差任务及公出人员的审批； 2、行政人事部负责出差人员交通工具的联系与安排； 3、财务部负责出差人员各项费用之预支与报销审批职责。 五、流程图 1、出差申请流程图 2、费用报销流程图 六、差旅费报销 （一）、业务出差办理程序 1.1出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金等，经部门负责人签署意见，分管副总批准后方可出差。 接紧急、临时性公务、来不及填具《出差申请单》者，可向部门经理汇报并取得许可后先行外出，由部门经理临时安排代理人,返回公司后再补办上述手续。 公差员工未能在预定时间内完成交办任务，需在外顺延公差时间时，应就地通过电话、电报或传真等联络方式，向所属部门经理（含）以上级主管人员报备，返回公司后至行政人事部修正出差记录。 1、办事处是否需写出差申请（要写出差申请） 2、办事处人员回汉的餐补。（按以前标准，请注明） 1.2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，签批完整的 “借款单”，到财务出纳处领取现金。（领取出差备用金） 1.3公差员工应根据部门作业要求回公司后，三日内应形成书面出差工作报告，上报给各分管领导。各分管领导审阅后需分别签署考核意见，未按要求完成此项工作者，公差期间费用由员工个人承担。（如果该工作是长期的是否也需要承担费用，“指的是单次出差”） 1.4审核人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”“出差工作报告”和有效出差发票单据，经审批后方可报销差旅费。 1.5凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，超过预算资金的差旅费不予报销。因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具等的，需经分管领导签署意见后方可报销。 1.6出差回公司“本着不占用公司流动资金的原则”应在五个工作日进行报销，超过五个工作日，每日按30元罚款，特殊情况可延期至当月报销，若迟报时间超过一个月的，每一张发票按每月30元累积加罚（按发票日期），并追究其部门负责人的管理责任。员工出差返回后未及时报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付现金 1.7出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由分管副总、董事长特批。对没有特殊情况，审批借款的各级负责人及财务部门违反本条规定，将追究相应责任。 1.8借款实行定额管理：（单次借款上限） （1）公司总经理、副总经理定额10000元； （2）部门副总经理、总监定额5000元； （3）一般管理人员定额3000元。 （4）工程人员、一般销售人员定额2000元。 定额范围内相关领导签批齐全后即可借款，除一般管理人员及以下人员确实因出差需要单次出差可满额借支外，部门副总及总监以上的人员，一律采用一次借款最多不超过定额的50%，定额范围外借款及特殊情况需上报董事长签批后方可借款。在每月的月头5日，需对上个月5日至本月5日的前期借款所有清零，再根据本月的工作开展情况，重新办理借款，未在规定时间内清零者，不得予以重新借款。 （二）费用管理 2.1员工公差期间，除提前申请延期、患病或其它特批事宜外，不得因私逗留在外，否则其滞延期间以旷职论处，并不予报销计划外逗留期间的任何差旅费用； 2.2员工公差期间，同时因私前往公出地点，须于外出前办理请假手续，请假期