公文电子交换要点.doc-台中市政府.docVIP

臺中市政府公文電子交換作業要點 一、臺中市政府（以下簡稱本府），為推動電子化政府，簡化文書作業，以求公文瞬即送達，提高政府行政效能，創新政府為民服務品質，爰依公文程式條例第十二條之一及機關公文電子交換作業辦法第十二條規定，訂定本要點。 二、本府及所屬機關學校（以下簡稱各機關）實施公文電子交換作業（以下簡稱電子交換），得依本要點之規定，本要點未規定者，適用行政院頒文書處理手冊、機關公文電子交換作業辦法、本府文書處理作業要點或其他有關法令之規定。但機密性文書，暫不適用。 三、本要點用詞定義： （一）電子交換：指將公文及附件資料，透過電腦電子化處理及電信網路或公文電子交換服務中心，予以傳遞收受者。 （二）行文群組：係指對於經常同時一次行文之對象，予以分類編組，各組取其概括性通稱，賦予群組代碼、簡稱。 （三）電子信箱位址：表示機關（單位或個人）所在的國家、網路系統及工作主機，組成收文者位址，供收受電子文件之用。 四、電子交換權責劃分： （一）本府改研究發展考核委員會（以下簡稱研考會）：負責辦理本府公文電子交換作業系統、公文電子傳遞執行計畫、建置管理電子交換服務中心、綜理電子交換資訊、教育訓練、技術指導及時效研、管考稽查等事宜。 （二）本府秘書處（以下簡稱秘書處）：負責辦理本府公文電子交換總收文、發文及檔案管理等作業事宜。 （三）本府人事處（以下簡稱人事處）：配合辦理本府電子交換教育訓練及考核獎懲等事宜。 （四）本府政風處（以下簡稱政風處）：會同計畫處辦理本府電子交換安全稽核等事宜。 （五）各機關應在研考會專技人員指導協助下，完成電子交換作業環境建置與作業。 （六）研考會、秘書處、人事處、政風處得隨時或定期就職掌業務，對各機關實施督導、稽（查）核事宜。 五、電子交換連線申辦規定： （一）對象與條件： １、各機關、事業機構、團體、個人。 ２、具有能與本府公文電子交換服務中心連線，並能傳送、讀取及列印文書資料之電腦設備者。 （二）配賦與申請：依本府相關電子憑證使用管理規範辦理。 六、電子交換作業環境，由研考會規範建置： （一）公文電子交換服務中心：其功能要能衡酌資訊技術之發展及業務需要，以滿足各機關需求，作最適當之管理。 （二）公文交換前置處理軟體：其功能要能衡酌法規面、技術面、業務面、使用面、安全面等需要，以滿足各機關需求，作最適當之使用管理。 （三）設備需求及通信協定標準：規範參與電子交換作業所具備之設備需求及通信協定標準，並技術協助各機關建置使用之。 各機關其公文製作能轉換為符合行政院訂定之共同傳輸XML檔案格式，及使用文字與符號未逾大五碼補充字集（ＢＩＧ--Extension Character Set，簡稱ＢＩＧ--５Ｅ）中文內碼者，應以電子交換行之。 七、電子交換行文群組編用原則： 為簡化文書作業，對於具有大量性、通案性、例行性之行文對象，依其層級、隸屬、屬性、頻率及業務需要，編為各種行文群組，取其概括性通稱，賦予群組代碼、簡稱；其為發文共用者，由各機關申請，秘書處審核，送請研考會統一設定；屬個別需要者，由各機關自行編用之。 八、電子交換收文、發文處理原則： （一）各機關對於適合公文電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。機關公文電子交換機制分為三類： １、第一類：屬經由公文電子交換服務中心集中處理，具有加密（電子數位信封）、電子認證、收方自動回復等功能，並提供交換紀錄儲存，正、副本分送及怠慢處理等加值服務者。 ２、第二類：屬點對點直接電子交換，並具有加密（電子數位信封）、電子認證、收方自動回復等功能者。 ３、第三類：屬發文方登載於電子公告欄，並得輔以電子郵遞告之，不另行文者。 上述三類機制之選用，由各機關視公文性質，自行考量決定。 （二）各機關應由文書單位負責操作機關公文電子交換作業，但以各單位名義行文及法定主管機關為各單位者，應由各單位自行辦理。 （三）各機關應於本府電子公告欄專區，張貼、登載第三類電子交換機制公文，以便各界查詢、參考。 （四）各機關對於其他機關於本府電子公告欄所登載之資訊，應視內容性質自行下載使用，並為必要之處理。 （五）登載電子公告欄之公文，應註明登載期限。超過期限者，應自電子公告欄專區移除。 （六）各機關公文電子交換作業收文、發文登載於電子公告欄之相關紀錄及文稿，得視需要予以儲存。 九、電子交換收文、發文處理程序： （一）收文處理程序： 識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。 （二）發文處理程序： 檢視發文清單、校對、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。 十、電子交換受文者對象為事業機構、法人、或其他非法人團體、個人時，其收文、發文程序，由發文機關依業務需要與受文者對象相互