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文书工作与档案管理 苗梅娟 sunnydayday@163.com 一、文书与档案管理的基础 文书：行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用的和特定格式的文字材料。 包括以下几项基本内容： （一）文书是人类社会实践中形成的。 （二）文书是出于人类主观意图而形成的。 （三）文书是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录。 档案：档，木架框架；案，“几属”，小桌子。由此引申把处理一桩事件的有关文书叫做一案，把放置这些文书的架子称作档架，把每一格称为一档。把每一格称为一档。后来，将分类立卷归档保存的文书材料，称为档案。 关于“档案的统一定义是：机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。 档案的分类 文书档案：一般包括党政档案、人物档案及家庭档案。 科技档案：技术档案。 专门档案：干部档案、会计档案、地名档案、诉讼档案、艺术档案、教学档案、书稿档案、新闻档案、人口档案等。还有一种特殊档案，声音档案。 文档一体化： 利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。 2、文书和档案的关系 两者是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。 联系： 1）两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。文书记录的是现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质载体。 2）两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源文书，文书是分散的“档案”，档案是集中保存的“文书”。 3）两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结，有了文书才有了档案，没有文书就没有档案。 区别 1）性质和形式不同。文书是为了现行应用而产生，档案室为了今后的应用而按照一定的规律组成和保存的；文书时零散的，单份的，档案是组合的，集中的，多份的。 2）目的和作用不同。文书的目的是处理现实的工作事务，如发布政令等，发挥着工具作用，档案将处理完毕的文书有规律的组合起来，以备利用，发挥着历史的价值作用。 3）存在和发挥效用的时间不同。文书是现行应用的，它处理事务完毕后也就失去效用；档案以备将来利用，具有长久性、长期性，存在越长久，越发珍贵。 文书工作三大环节 公文的形成（前提环节） 公文的处理（中心环节） 公文的管理（归结环节） 3、文书工作的具体内容 公文的草拟、审核、签发、复核、等级和分送； 公文的缮印、用印、登记、分发（包括传递）； 公文的签收 、登记、审核、拟办； 批办、承办、催办、注办等； 会议、汇报的记录与整理； 公文的平时归卷、提供借阅与保管； 公文的系统整理与归档； 为领导准备相关的资料； 文书机要要保密； 完成领导交办的其他文书工作事项； 档案工作的基本内容 档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用6项工作。 档案工作的“六个环节”，也是档案工作的六项业务和六项任务。 档案（管理）工作的特点 管理性 服务性 政治性 机要性 保密工作 人员应警钟长鸣 刘某,某机关文书处处长.在平时的交往中,刘某得到了一位女港商的垂青,在刘 某看来这是一件正常不过的事情,丝毫没有意识到艳遇后面所隐藏的一桩骗局. 一天,刘某违反规定将女港商将刘某办公桌上放着本该叫秘书及时归档的文件全 部装进了随身携带着的小包.事发后,刘某自然受到了法律的严惩.看守所里,刘 某懊悔地对前去采访的记者说:谁会想到她会对那些过时的文件感兴趣呢 分析 文件是管理国家政务,联系和处理工件,交流情况的一种工具.文件在完成了文书 处理程序后,就要将其中对日后实际工作和科学研究活动有一定查考价值的文件, 按照一定的规律集中保存起来,文件也就转化为档案. 女港商之所以对那些过时的文件感兴趣,就明显地说明这些文件还具有一定的 价值. 机关文秘 文秘人员作为掌管核心机密的机要人员,工作中要受到严格的纪律和制度约 文秘 束,其所在的办公室不应当让一般人员进入,对非本机关工作的人员更是如此.作 为掌管机关核心机密的文书部门的领导人,刘某却违反了有关规定和要求,并由 于缺乏档案知识,将本该及时归档交机关档案部门保管的文件,放在自己的办公 桌上,这就给一些别有用心的人以可乘之机,给国家造成损失. 4、单位内部文档一体化的具体操作方法 调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”，从而使归档文件整理变成一项日常工作。 同时，应尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加