(教你画一张漂亮的表格)-记录讲座研讨.ppt

记录 ----ISO9000系列知识讲座 王国友 ----教你画一张漂亮的表格 * 讲座内容 一、记录理论 三、表单设计 二、表单基础 * 一、记录理论 (一) 什么是记录？ (三) 记录的管理和控制 (二) 记录的作用与基本要求 * (一)什么是记录？ 把能反应作业过程的内容，产生的问题结果用表格，图片，文字等形式来描述的帐卡表单，通称为记录。是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件！ 可以用公式表示为： 记录= 多样的格式 + 动态的数据 我们平常所见到的订单、生产计划单、随工单、首件记录、待检单、领料单、出入库单、检验合格单、生产日报表、统计表、工资单等等。 * (二)记录的作用与基本要求 （1）为产品的过程和结果是否符合质量管理体系要求及有效性提供证据,具有可追溯性； （2）为正确评价产品质量提供客观证据； （3）为采取预防和纠正措施提供重要依据。 1、作用： * 2、基本要求 （1）永不褪色：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，原则上一律用黑颜色，不能用红、蓝色。 要考虑其字迹的持久性和可靠性，以确保记录永不褪色。 * 2、基本要求 （2）第一手数据：记录要保持现场运作，如实记录，做到原始性。 原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。 * 2、基本要求 （3）清晰准确：记录是作为阐明质量管理体系所取得结果或提供完成活动的证据，首先要属实，要做到属实，就要将过程做到位并将运作事实记得正确和清晰，语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚，也能使别人都看明白。 * 2、基本要求 （4）笔误的处理：在填写记录出现笔误后，不要在笔误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖， 正确的处理笔误的方法是在笔误的文字或数据上，用原使用的笔墨先画一至二条横平行线，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值。 * 2、基本要求 （5）空白栏的处理：有些记录在运作的情况下个别栏目无内容可填。怎么处置呢？空白栏目不能不填，其填写的方法是在空白的适中位置画一横线，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横线代之，如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。 * 2、基本要求 （6）签署要求：记录中会包含各种类型的签署（各级职能人员签名），有作业后的签署，有填表、认可、审定、批准等签署，这些签署就是原则、权限和相互关系的体现，是记录运作中不可缺少的组成部分，任何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情况存在，更不允许将名字签得龙飞凤舞，谁都不认识。签名后面同时要写上日期 ，日期也应写全年月日，不得少年缺月。 * （三）记录的管理和控制 1、 记录的标识：应具有唯一性标识，为了便于归档和检索，记录应具有分类号和流水号。标识的内容应包括：记录表格所属的质量管理文件的编号、版本号、表号、页号、没有标识或不符合标识要求的记录表格是无效的表格（表单的编号以对应的程序文件的编号为依据）。 * （三）记录的管理和控制 2、 记录的控制：我们在质量环境管理体系程序中编制了一份专门与记录有关的《文件控制程序》， 其文件编号为SK/P01-2011，该程序中系统地规定了文件的分类和编号、文件的编写与审批、文件的保存和标识、文件的发放、修订、回收和销毁等等详细的规定，这部分请参加《文件控制程序》的讲座。 * （三）记录的管理和控制 3、 记录的贮存和保管：记录应当按照档案要求立卷贮存和保管。记录的保管由专人或专门的主管部门负责，应建立必要的保管制度，保管方式应便于检索和存取，保管环境应适宜可靠，干燥、通风，并配备合适的架、箱。应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、变质和丢失。 一般情况下，记录的保存期限为2年，主要的记录应保存3年，重要的记录应长期保存。 * 二、表单基础 线条、文字、颜色 各单元基本常识 * （一）各单元基本常识 （1）正线：也称细实线， 一般用于表格的内芯---表体部份； 1、线条 （2）反线：也称粗实线， 一般用于表格的外框或重要的分栏线； （3）斜线：也称分栏线， 一般用于交叉式表格之用； （4）花线：也称装饰线， 一般用于装饰表格的外框及标题之用。 * 1、线条 正线 花线 反线 斜线 * 2、文字 表单是由线条及文字组合而成，只有文字没有线条不叫表单！有线条而没文字的表单表达不了什么，所以表单上的文字非常重要！那么所用的文字字体也是有一定的规范，而不是想用什么字体就用什么字体，想用什么字号就用什么字号，这与表格的美观度有关，我们见到的表格虽然都有图文，都能反映问题，但设计得好坏，看上去感觉就不一样，特别在字体和字号的运用上更为突出。 * 文字在表单上的排列 群众有困难找警察 群众有困难找警察 群众有困难找警察 杭州