工程档案管理标准.doc

工程档案管理标准 第一章 总则 第一条 制定目的 为做好工程项目建设档案收集、整理、验收等一系列工作，规范工程项目档案的管理，促进档案管理科学化、标准化、规范化水平的提高，推进档案工作创新提升，有效保护和利用档案，传承公司文化，更好地为公司生产经营服务。 第二条 制定依据 （一）国家《企业档案管理办法》 （二）《中国石化档案管理办法》 （三）《中国石油化工集团公司建设项目档案验收办法》 （四）《上海市档案管理条例》 第三条 适用范围 本管理标准适用于公司全范围。 第四条 约束对象 所有专职、兼职工程档案管理人员和相关人员； 所有工程等涉及归档的档案。 第五条 涉及的相关制度 （一）《石油化工建设项目交工技术文件规定》 （二）《石油化工建设工程项目竣工验收规定》 （三）《档案库房技术管理暂行规定》 （四）《档案保管利用管理流程》 （五）《保密管理办法》 （六）《档案管理办法》 第二章 标准的内容 第六条 工程建设项目归档文件分类 （一）前期文件材料（含调研决策、立项文件材料）。 （二）设计文件材料。 （三）施工交工技术文件材料。 （四）竣工验收文件材料。 （五）监理文件材料。 （六）生产技术准备、试生产文件材料。 （七）引进涉外文件材料。 （八）工程项目中的科研档案文件材料。 第七条 工程档案归档要求 （一）凡与项目有关的逐级上报审批的文件材料或在报批过程中作为公文附件发送的，应将公文的打印件及附件连同光盘归入工程档案。 （三）工程项目的成套竣工档案，应在该项目（工程）竣工验收后三个月内向信息中心移交。 （四）工程项目竣工验收前，要形成一组反映工程总貌的文件（包括工程项目施工前面貌至竣工验收会议系列照片、录像片），一式二份。由公司新闻中心拍摄、编辑、立卷、编制，然后向信息中心档案馆移交。 第八条 新建工程项目 （一）项目负责人是工程档案资料归档第一责任人。工程档案资料实行项目（工程）建设与档案归档同步。谁主管工程建设谁负责档案归档。 （二）由工程处根据工程进度检查施工技术文件材料的建档落实情况，并给予帮助和指导。发现问题应督促施工单位限期整改。 （三）由工程处组织档案岗位人员参加重大项目的引进设备开箱验收，做好开箱资料的收集、登记保管工作。凡是外文（或少数民族文字）版技术文件，归档时须译成中文案卷目录。如已译成中文的，则一并归档。其它工程项目涉及此工作内容的，按此要求执行。 （四）由工程处组织实施对预立卷档案预审。预审方法按归档类目检查各专业、各阶段文件材料的收集、整理、预立卷情况，并对组卷质量提出书面意见，经项目组或有关部门整改后方可装订。 第九条 维修、改建、扩建工程项目 （一）大、中、小修和改扩建工程项目在交付生产后，由承建工程项目的单位负责绘制与现场相符的竣工图。 （二）由工程处组织承建的维修、改扩建等项目新产生的档案资料，由工程处组织收集、整理、组卷、装订成册，并负责办理档案验收。 第十条 引进技术项目、中外合资项目 （一）工程建设中负责涉外档案材料流转的管理部门应将“涉外档案材料流向单”（材料名称、数量、收件单位经手人等内容）抄送信息中心一份，便于做好涉外档案的归档。 （二）中外合资项目档案资料由外事办负责收集、整理、立卷并办理移交，包括从筹建至办理工商执照各阶段。自经营开始后产生的档案，由合资企业自行管理。生产装置档案跟资产归档。 第十一条 建设项目的勘察、设计、施工、监理等单位形成的交工技术文件，由工程项目建设主管部门负责收集积累、整理归档，在完成建设项目承包合同规定的内容后应迅速立卷归档。 （一）建设工程项目交工文件格式。工程建设项目的安装工程优先采用中华人民共和国行业标准《石油化工工程建设交工技术文件规定》（SH3503——2007）所列表式；石油化工工程建设项目的建筑工程按上海市建筑业管理办公室（沪建建管[2003]第177号）“关于启用新版《上海市建筑安装工程质量竣工资料》的通知”精神，工业建筑物、构筑物施工中所用的交工文件表式，则按照上海市建设工程质量监督总站编制的新版《上海市建筑安装工程质量竣工资料》和上海市城市规划管理局关于印发《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》的通知（沪规法[2002]287号）规定内容、格式执行。特殊要求的项目由信息中心另行要求。 （二）工程项目竣工后三个月内向信息中心提交二套交工文件（包括竣工图）。项目建设单位各有关机构将项目各阶段形成并经过整理(预立卷)的文件定期报送信息中心。 建设工程项目档案验收的组织、申请、审批、内容参照《上海市建设项目（工程）档案验收暂行规定》、《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》、《中国石油化工集团公司建设项目档案验收办法》及按公司“建设项目档案正式验收程序”、“技措项目档案正式验收程序”执行。