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北京XX国际物业服务有限公司 职位说明书 2008年11月 目 录 总 部 - 1 - 总经办（副）经理职位说明书 - 1 - 人力资源部（副）经理职位说明书 - 3 - 财务管理部（副）经理职位说明书 - 5 - 品质部（副）经理职位说明书 - 7 - 市场部（副）经理职位说明书 - 9 - 资产经营管理部（副）经理职位说明书 - 11 - 项 目 - 13 - 项目经理职位说明书 - 13 - 总 部 总经办（副）经理职位说明书 职位名称 总经办（副）经理 所属部门 总经办 职位定员 直接上级 总经理 直接下级 部门内所有职位 所辖人数 职位编码 编制日期 职位使命： 组织制订公司的战略规划、年度经营计划、进行公共关系维护、行政管理、采购管理以及公司决策层日常事务支持等工作，为公司领导和各部门提供行政支持和后勤保障，协助公司各项任务的顺利完成。 工作职责 核心职责 关键工作指引 计划制定 根据行业状况及公司经营目标组织制定本部门工作计划及目标，编制部门预算，并组织实施和监督。 制度建设 根据国家法律法规和公司发展需要，组织制定、修订公司行政管理规章制度，确保各项制度合理有效，并督促检查制度的贯彻执行。 战略管理 根据公司战略组织拟定、修订公司发展规划，对公司战略实施情况进行评价和监督；组织拟定、修订公司年度关键经营目标和计划，协助各部门制定部门年度经营计划；组织对公司经营计划执行情况进行监察和偏差分析，对出现的问题及时通报并协调解决。 会议及活动管理 组织安排公司有关会议活动，整理编印会议纪要，督办议定事项。 公文管理 组织拟订公司公文处理流程并承担公司公文收发处理工作；组织公司年报的组稿、联系制作、校对等工作；组织公共邮件和传真的收发；组织拟定公司有关文件；组织接收上级单位相关文件并根据文件内容传达至相关部门、人员。 档案管理 组织进行公司有关档案、文件的管理，组织保管公司证照，并审核公司证照使用的合规性。 高管事务服务 组织协调高管相关日常事务，督办领导决策事宜，组织完成公司领导临时交办的各项工作。 印鉴管理 组织拟订及监督以公司名义开具的委托书、证明等；组织公司证照的申办、变更、登记、年检；组织公司各类印章、印信及法人印章的制作、保管与监印。 固定资产管理 组织总部低值易耗品采购和管理；组织总部办公用品的采购、发放和台账管理。 公务用车管理 组织公司公务用车的调度及管理；组织公司公务用车的年检、保养和一般维修；组织办理公司车辆保险工作。 商务支持 组织进行公司差旅商务支持(票务、手续、酒店)；组织办理因公出国（境）人员有关手续，承担出国（境）证件管理工作。 采购管理 根据公司发展战略，组织建立招标管理制度，监督指导相关项目实施；组织建立供应商管理制度， 组织建立、维护和更新供应商信息，定期组织资格供应商资格审查，指导协助维护供应商与各项目机构关系；组织公司外包合同范本的制作和审议；组织监控各类常规物资采购技术要求的合理化和规范化；组织对异地的物资采购，采取价格指导、过程监督控制、定期抽查的方式来保证及满足异地使用机构的需求。 公共关系管理 维持与政府部门等相关单位日常联络；组织对外接待工作。 法务管理 组织对公司重大经营决策提出法律意见；组织起草、修订、审核公司合同文本及法律文件；参与项目谈判工作及处理相关法律事务；参与企业的分立、合并、租赁、产权转让、担保等重大经济活动，处理相关法律事务；组织处理公司涉及的仲裁、诉讼事务；组织相关法律法规及政策调研 其他 组织进行分公司/项目相关文件的报批及手续办理；组织工服、胸牌的统一制作和管理；日常办公秩序管理 内部管理 组织指导部门员工制定阶段工作计划，并督促执行；组织实施部门绩效考核工作；组织进行部门员工的培养、评价、选拔等人才队伍建设工作。 工作权限 公司行政管理制度制定、修改和完善的建议权 工作联系 组织/部门 职位 工作联系主要内容 频繁程度（在相应位置划“(”） 频繁 经常 有时 偶尔 公司内部 管理层 总经理 工作总结及工作计划汇报等相关事项 ( 各部门 部门经理 公司会议等相关事项 ( 公司外部 工商部门 相关人员 工商注册等相关事项 ( 办公用品供应商 相关人员 办公用品采买等相关事项 ( 说明： 频繁：一般情况下每日至少有一次 经常：一般情况下每周至少有一次 有时：一般情况下每月至少有一次 偶尔：有联系，但无固定规律，一般情况下每月少于一次 任职资格 教育背景 本科及以上学历 工作经验 一般工作经验：八年 管理工作经验：五年 知识要求 精通行政管理相关知识，熟悉物业行业相关知识 技能要求 熟练使用Word、E