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消除解读差异,营造良好组织氛围
【编者按:当部属的多半不喜欢开会,殊不知,对主管来说,开会压力也很大!尤其是年轻、或刚上任的新手主管,会议不只是下指令的场合,同时也是直接面对下属质疑跟挑战的时候,每个人都睁大眼睛在看:这个位子,你可以坐多久?在限定时间内,召集数目适当、职务适当的成员,进行一场紧凑、聚焦、成功的会议,有助于将新手主管快速提高到领导人的层次。不过,这种能力不是天生的,需要事前好好准备。既然会议室是建立主管威信的重要地点,最好从召集会议那一刻起,就开始沙盘推演,做好计划。这样才能发挥领导力,
带领下属“愈开愈会”,而不是“愈开愈不会”!】
开会总结时,老板炮声隆隆、口水乱喷,大声斥喝,专业主管则提出一堆
数据,用英文、日文解释不是部门出错,而属下则怨声连连,认为主管苛刻,
整个会议就像个灾难。这是的典型失败沟通。在开会之前,把所有的问题组织
排序是极为重要的一件事。一份妥善研拟的议程可以让所有与会者掌握会议的
梗概,提升会议效率。
典型的沟通障碍有九种形式,企业负责人要特别注意,若公司内部出现这
些情况,要虚心面对,彻底改正。
组织氛围:公司内部的沟通环境是否畅通?是否为一言堂?假若员工以拍
马屁为中心,说主管爱听的话,那组织氛围就直接成为沟通的最大障碍,所以
主管一定要营造公司有良好的沟通环境,才能让员工表达出确实的信号及数据。
解读差异:这种情况常出现在上司与属下关系紧张以及部门间有敌意的公
司中,在沟通时常常过度解读对方表达的信号;将上司“关心’’解读成“压榨”,
将同僚的“监控’’解读为“打小报告”。所以若出现解读差异,应面对面、平心
静气说清楚,因为“误会”是阻碍公司前进的内部最大阻力。
知识落差:沟通双方若专业程度不一,则没有共同的沟通平台,项目在进
行中,项目成员若不熟悉项目管理的知识架构,则常常产生沟通障碍。
专有名词:不是每人都懂,所以在与专业人士及学术界人士沟通时,应特
别注意将专有名词解释清楚,或是替换成简单明白的话语或口号。
语言差异:国际化的公司,在沟通时要注意因为语言差异而产生的沟通裂
缝,可以通过翻译、口译、肢体语言等,来加强弥补,但外籍员工愈来愈多,
沟通最好方法是书面沟通,制作工作手册,以外籍员工国家的语撰写,愈祥
细愈好,让员工看了之后,可以直接工作。
距离过长:工作团队之间办公的距离不要超过一百三十公尺,若超过,容
易产生管理问题及沟通障碍,就应通过网络、电子邮件、电话等沟通工具,弥补沟通的障碍。
沟通噪音:在双方沟通过程中,若有第三者的干扰,则产生沟通噪音,例
如开放式的办公室,噪音相当多,有商务机器噪音、电话声音、开会声音甚至
喝水、走动、打情骂俏都会造成沟通障碍,过滤掉25%的沟通信号,要特别注
意。
时间限制:沟通过程时间有限,往往因为时间急迫,话说不清楚,所以在
沟通之前,要掌握自己及对方时间,才能做有效沟通。
渠道过多:同一信号若散布者过多,则接受者不知何者信号为真,所以企
业或是机关团体,都会设定发言人,发布信号,统一口径。
别随便让你的“新兵”阵亡
微软创办人比尔盖兹(Bill Gates)曾说:“不会游泳的人,就让他沉到水底。”这句话用来警惕商场上的不进则退、弱肉强食,真是贴切且深具意义。但
是这个现象发生在业务团队的时候,却是让人进退维谷。
有一位年轻朋友通过了层层筛选关卡,终于如愿进入一家台湾知名的科技
公司业务部。在校表现优异但是没有业务经验的他,在新进公司的前一个月,
竟然就在独自摸索中度过。
甚至到职一年后,唯一受过的教育训练是几堂产品技术的介绍,业务主管
没有提供任何业务专长的训练,理由是公司没有这样的资源。
运气不好的业务新人,遇不到有能力又愿意传承的前辈,就在跌跌撞撞的
过程中,如同游泳技术贫乏的初学者,沉没在海里。恐怕这是很多公司的业务
部门,高流动率下的真实写照。
讽刺的是,让业务新兵阵亡的,是来自组织的内部因素,不是来自市场的
外部因素;业务主管归因干部属的“抗压能力”有问题,真相却是公司的“管
理能力”有问题。
亚洲企业在“营销”(Marketing)领域的发展与成就,原本就落后于欧美
的品牌企业。“业务”(Sales),相关的理论与技巧,更是少有人将之系统化、结构化整理,成为一种可以传授、学习、应用与进化的学问。
然而近几年在营销逐渐成为“显学”之际,业务也发展出许多可以广泛运
用的观念。完整的“业务知识体系”包括:市场分析、客户开发、客户管理,
销售业务管理、销售团队管理、销售观念与技巧、销售预测、产销协调
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