职业素养课程系列-有效会议和汇报技巧课件综述.pptx

职业素养课程系列-有效会议和汇报技巧 1 学习目标 掌握有效的会议组织技巧和步骤 呈现更有结构和逻辑思路的PPT汇报材料 掌握有效的写作总结和演讲技巧 模块1：有效会议组织 我们组织或参与过哪些会议？ 我们期望通过会议达到什么结果？ 我们的期望都能达到吗？ 做出决定 寻求支持 分享信息 研讨会 诸葛亮会（头脑风暴会）分享会 报告会 协商会 跟踪会 发布会 沟通会 表彰会 项目会 … … 会议成本：会议有成本吗？ 会议成本= 直接费用+间接费用+其他费用 直接费用：会议室占用/租赁+设施+差旅+水电+餐饮 … 间接费用：会前准备，参与会议以及会后跟踪的时间成本 其他费用：因参加会议导致其他工作暂停效率下降的费用 有些费用看不见，但是它确实存在！ 有效会议的6步曲 通知 准备 实行/控制 总结/记录 跟踪 计划 有效会议 步骤1：计划计划是有效会议的第一要件 “开会没有计划就如同在没有蓝图的情况下造房子。最后房子能建好，但是结果将会不如预期，过程昂贵并且令人精神崩溃” “Conducting a meeting without a plan is much like building a house without blueprints. It can be done, of course, but the end result is likely to be less than desirable and the process can be expensive and nerve wracking.” 计划 请考虑： 会议目的：通知，报告，收集信息，确认下一步行动，下决定，解决问题，取得关于某项的支持，激励，说服，获取信息… 类型：解决问题，做出决定，沟通 频次：一次性，每日，每周，每月，每季度… 参与者：知识，贡献，决定，代表，实施者 会议开几次: 取决于目的 计划 如果存在如下情况，请不要开会： 可以通过其他途径例如电话，邮件，面对面沟通就能达成的 你还没准备好 关键人员（比如决定者）不能参与的 事情已经决定好，不必再要开会的 会议投入和产出不成比的 有效会议的6步曲 通知 准备 实行/控制 总结/记录 跟踪 计划 有效会议 通知 为什么/什么时间/在哪里/谁/什么事项 确认每个参会者都明白会议的如下事项 时间 地点 日程安排 讨论事项 各与会者需要准备的事项 询问参会者是否有需要在会议中讨论的事项 有效会议的6步曲 通知 准备 实行/控制 总结/记录 跟踪 计划 有效会议 准备 作为会议的组织者，您需要同时考虑会议的内容和组织 会议内容： 关于“什么”- 会议中讨论什么事项，处理哪些问题，以何种顺序进行 会议组织： 关于“怎么做”- 会议中讨论如何进行，如何做出决定，以及参会者如何互动 准备 内容 日程表 时间分配和先后次序 （依照各项的重要度）仅考虑与会议结果有关的必要事项。 校对相关的数据和材料 将相关的信息分发给参会者 组织 您如何启动会议？ 谁负责什么：参会者的角色和职责分别是什么？ 如何下决定：领导决策？投票表决？专家决策？ 如何鼓励成员准备好参与讨论/决定？ 有效会议的6步曲 通知 准备 实行/控制 总结/记录 跟踪 计划 有效会议 11:50 实行和控制 遵守时间，按时开始 遵守会议流程以及时间表 会议的前10分钟：设置会议的基调 一个令人印象深刻的开场 回顾日程表，目标，以及会议期望达成的结果 会议的主要谈及到的项目 遵守时间 实行以及控制 确保讨论不跑题 遵守会议的基本准则 鼓励每个成员参与 控制时间 鼓励不一样的意见，管理好互动环节 控制会议的基调，处理有可能出现的困难 如果有人超时了怎么办？ 如果讨论偏题了怎么办？ 如果团队无法立即达成一致意见怎么办？ 如果会议中出现了争吵或者情绪化的状况怎么办？ 如果现场中有很难对付的人怎么办？ 出现其他难以把控的情况怎么办？ 难点： 在会议中起到推动作用者： 鼓励者：鼓励团队中比较安静害羞的成员，欢迎其他成员的意见，感谢成员的努力 澄清者：询问澄清性的问题，当意见接近一致的时候进行总结 实施者：负责实施复杂或基本的工作。没有他们决定就无法实施 活跃气氛者：知道什么时候可以开个无伤大雅的玩笑以缓解紧张的气氛 信息提供者：为会议勤奋准备。在在会议中如果无法提供答案将在后续进行跟踪。 指引者：帮助会议主持人控制会议. 引导讨论回到正轨。 在会议中起到反面作用者： 知晓一切者：对答案充满自信者，经常强加意见给别人，如果有机会的话会占据整个会议时间 打断者：似乎拥有所有的答案，不等到其他人完成表述即进行打断 闲聊者：在会议中闲聊，找寻其他人聊跟会议无关的话题 悲观者：只会指出哪里不对，一旦决定作出后就