【承办人．公文制作】如何使用受文者编辑.docVIP

如何使用受文者編輯? (1.受文者設定2. 若想一次新增工學院下所有的系所該如何使用? 3. 若想刪除群組中不需要的單位或系所該如何使用?) 受文者設定 若來文簽辦，系統將自動將來文者設定為回函之正本受文者。 批次輸入：批次輸入時於受文者欄位輸入受文者名稱，各受文者間之分隔為「全形頓號」，亦可利用畫面上之按鈕，輸入完畢按下【新增】，於新增完成後按下【儲存】，再按【離開】即可（圖3.6）。請搭配【批次檢核】功能帶出受文者之相關資訊。 發文方式設定 發文方式：受文者其中有一單位可用電子發文者，請選擇「電子交換－第一、二類」；受文者全部以紙本發文，請選擇「紙本」。 電子交換方式：如有電子發文，除有特殊狀況，通常皆選「第一類」。 加入受文者 單筆輸入受文者，選擇發文文別，選擇發文方式，若此份公文有附件，請選擇各發文者是否含附件，再按【加入】鍵（或F4），當該筆受文資訊列入圖3.7下方受文者清單時，才算成功加入。 按【檢核受文者】（或F3），系統可檢查機關名稱輸入是否正確，且帶出資料庫內該筆機關之相關資訊以及該機關能否接受電子發文。 常用機關查詢（F1） 群組：只搜尋出群組。 帶回時展開群組：勾選時在文面上之正本（或副本、抄本）處會出現群組成員；若不勾選則會出現群組名稱。 各單位於發文時如需留存，請以抄本留存。 各受文者資料修正 可勾選多筆受文者，按【修正】鈕，進行修正；或按圖示，進行單筆受文者修正。 多筆同時修正：勾選多筆受文者，按【修正】鈕，進行修正。多筆同時修正時僅可修正可同時異動之資訊（圖3.9）（本別、附件、發文方式）。若需修正其餘欄位，請利用單筆修正。 單筆修正：可點圖【修正】鈕或點選序號下方之圖示，進行單筆受文者修正（圖3.10）。  排序 上下移動：點選（或勾選）欲調整順序之受文者後，利用 調整排序。 依條件排序：選擇欲排序之方式（本別或發文方式）後，點選 即可。 插入於受文者清單內：若已設定好受文者清單，欲將新加入之受文者插入其中，則在加入前設定插於序號「 」前即可。（圖3.11欲將教育部扵入於交通部觀光局之前） 刪除：勾選受文者，按【刪除】鈕進行刪除。 輸入完畢後按【儲存】鈕，再按【離開】鈕。 若想一次新增工學院下所有的系所該如何使用? 可直接由受文者輸入框中，輸入【工學院全】後，按下新增會顯示以下畫面。 按下前方圖示會顯示該群組中所有的單位明細(如下圖所示)。 若想刪除群組中不需要的單位或系所該如何使用? 接上圖，於前方空格勾選其中不需要傳送的系所。 勾選完成後，按下刪除，再按下確認回到受文者編輯畫面即可。 群組名稱 群組成員 圖 圖 設定受文者資訊 1 2 設定欲加入之序號（若欲使該受文者為序號3，則設定3） 加入此受文者 圖 1 2 3 工學院的群組 群組明細