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试论中国老科协系统档案管理信息平台建设 [摘要]近年来，全国各级各类老科协组织得到了很大的发展，为了中国老科协组织更协调的发展，需要加强中国老科协系统档案管理信息平台建设：主要措施包括整合资源，健全档案管理机构、加大投入，完善档案硬件设施、收集整理，确保档案齐全完整、分类录入，保障档案查用便捷、扫描挂接，实现档案全数字化、统一管理，建立督查考核机制。今后搞好老科协组织建设工作，应当进一步大力宣传，认真贯彻落实中央文件。积极争取党政领导和各有关部门的重视和支持，用现代化的科学技术武装老科协的管理，将老科协办成“老科技工作者之家”。 [关键词]中国老科协，系统档案管理，信息平台 近年来，全国各级各类老科协组织得到了很大的发展，特别是乡镇、社区老科协组织发展迅速，目前全国老科协组织会员数达116万，市县老科协1400个，乡镇老科协7000多个，行政村老科协6000多个，社区老科协3000多个，企业老科协900个[1-2]。随着老科协规模的日益增大，组织建设发展不平衡，经费筹措渠道不畅，办公条件差，活动场所缺乏等方面的问题日益突出，为了加强党政领导，健全老科协组织工作体系，创新发展思路和提升能力建设，首先要加强中国老科协系统档案管理信息平台建设[3]： 1中国老科协系统档案管理信息平台建设的主要内容 一是组织档案：31个省、自治区、直辖市都成立了省级老科协组织，企业组织846个，市县级组织1357个，乡、镇级组织7041个，行政村组织6421个，社区组织3196个[4]；97％的社区等老科协组织是近几年发展起来的，个人会员总数现在发展将近116万人。二是专家档案：全国老科技工作者有1000多万人。各行业都有[5]。三是建言献策（调研报告）档案：近五六年全国各行业达6000件。四是科普对象档案：讲座对象学生、职高学生、在职工作人员、农民技术培训等各行业。五是科普内容：科普报告内容、课件、光盘等。六是科普方式：到农村地头手把手教农民培训技术、面对面进行科普讲座、通过电台、电视台、互联网等形式。 2中国老科协系统档案管理信息平台建设的方法 2.1整合资源，健全档案管理机构 成立档案与信息化管理中心，专设文档中心，具体负责档案管理的业务工作。以原有的老科协档案管理机构的合并为契机，进一步整合全局档案资源，将原来分散的老科协系统档案全部集中移交至文档中心[6]。另外，优化人员配置：根据档案管理机构的需求进行渐进式调整，在配备专职档案管理人员的基础上，可适当配置部分档案管理的见习生，施行文档中心实行集中统一管理，工作人员职责明确的档案管理工作网络[7]。 2.2加大投入，完善档案硬件设施 将档案硬件设施建设作为重要工作之一抓实抓好。一是场地建设到位。拨出专款设置档案室，并实施改造、维护，增大档案容量；二是硬件配备到位。根据档案管理工作的需要进行招标采购，对于必要的设备（例如：移动密集架、服务器、扫描仪、复印机和平板电脑以及除湿机、电脑、打印机、扫描仪、复印机等）要全面落实，避免因为缺乏必需的设备而使档案管理工作停顿[8]。另外，可根据管理需要安装空调、防盗门、防盗网、防盗监控系统，进一步完善档案管理硬件设施；三是管理软件。对档案管理软件要及时更新，利用现代化的信息技术建成现代化的、系统化的老科协数字库和图片管理库，同时在全局内部联网，实现内部信息传输和共享。 2.3收集整理，确保档案齐全完整 按照“完整、真实、条理、精炼、实用”的标准进行整理，努力做到每卷档案收集材料“全”，材料分类“准”，档案装订“齐”[9]。一是注重日常收集。科室、中心、公司档案员定期对本部门的档案进行整理，凡已处理完备的文档、图纸、图片、电子文档等档案限期进入局档案室；二是填补声像档案空白。对老科协组织的主要职能活动和重要工作成果的照片、录音、录像等进行了收集、整理和归档，并及时刻录成光盘永久保存。 2.4分类录入，保障档案查用便捷 档案入库前，对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行鉴定和处理，按照档案的种类和保管期限分类整理、录入到“档案信息综合管理系统”，实行计算机管理[10]。一方面确保了档案查阅高效、便捷，提升档案工作服务效能；另一方面保障了需要长期保管的档案及时移交市档案馆和过期档案的及时销毁，节约资源，真正做到了在短时间内查找调阅档案到位，从根本上解决了长期存在的“查找难”的问题[11]。 2.5扫描挂接，实现档案全数字化 文档中心在对全局档案资料进行收集整理、分类录入的基础上，进一步推动档案工作的信息化，对每一份档案的具体内容进行扫描挂接，形成了一份电子档案，与原始纸质档案一同由文档中心统一管理[12]。实行市场化运作模式，由于档案数量较大，工作较为繁琐，可根据工作需要招录实习生来单位进行工作见习，即缓解了中国老科协系统档案信息管理工作的用人短缺