第一章秘书职业认知讲述.ppt

第一章 秘书职业认知 秘书的含义 秘书：是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。 可从3个角度来理解： 秘书服务的根本对象是领导者； 秘书活动的基本方式是处理信息和事务； 秘书活动的根本性质是辅助性。 秘书工作范围 秘书的职业特征 辅助性 秘书是领导的助手，其作用是辅助领导实施管理。 服务性 为服务对象提供准确、全面而及时的优质服务。 综合性 综合性强，繁杂。 机要性 因为在领导身边工作，必然会接触到各种机密。 秘书职业考证等级 五级秘书（国家职业资格五级，原初级） 四级秘书（国家职业资格四级，原中级） 三级秘书（国家职业资格三级，原高级） 二级秘书（国家职业资格二级） 秘书工作的常见误解 秘书就是打杂，太简单，缺乏创造性，没有成就感，没有很好的发展前景。 秘书=女秘书，秘书工作更适合漂亮的女孩子做。 秘书是年轻人的职业，上了年纪还是要想别的出路。 秘书案例2 有这么一位秘书，据说台北的老板们都乐意聘用她，都想方设法地争着开高价把她吸引到自己的公司。据圈里人说，哪个老板要是能聘用到她，必然会财运亨通，诸事顺达。那么她到底是怎样的一位秘书呢？从外表上看，她并不起眼，既不年轻，也不漂亮，四十不到的她，瘦弱而且略微有些憔悴；她的个性也不活泼开朗，而是腼腆内向。然而，她举止文雅，待人有度，尤其是她有着令人羡慕的惊人的敏感性和记忆力。每一位她辅助的上司的朋友和公司的客户的情况，她都了如指掌。在公众场合和日常工作中，她能适时地悄悄地提醒上司，该向某位客人道喜，因为他的公子近日考上了台大，或是该向某位友人慰问一下，因为他刚刚病体康复……由此，每一位由她辅佐的上司总能在公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘。现在你明白了吗，她为什么如此受欢迎。 秘书的角色定位 领导工作的助手 领导事务的帮手 上传下达的枢纽 领导信息的管理员 领导决策的督办员 领导公关活动的组织者和随员。 秘书角色错位的表现 关系越位 不能以领导自居，发号施令。 工作越位 不能抢着去做应该由领导做的事。 表态越位 有的工作未经领导同意，不能轻易表态。 社交越位 与领导一起参加社交时，做好配角。 秘书角色意识的培养 责任意识 工作要认真、敬业。 服从意识 树立为大众服务的意识，乐于奉献。 公关意识 秘书需要处理上下、内外各种关系。 形象意识 秘书要注重由内而外的职业形象美。 纪律意识 要遵守单位的规章制度，特别要有保密意识。 案例3：帮倒忙的姜秘书 茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同。姜秘书做接待工作兼翻译。史密斯一进门，姜秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了。经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。罗经理与史密斯寒暄的时候，姜秘书前去泡茶，她用手从茶叶罐中搓了一撮乌龙茶放在茶杯内，冲上水，把杯子放在史密斯的面前。 罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，姜秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，特别香呢！”罗经理急忙解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。”史密斯说：“刚才那位小姐给我泡茶不是用手抓的吗……” 罗经理转换话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就茶叶买卖合同谈了起来，在价格问题上双方争执不下。最后，罗经理说：“我按最低价打九折给你。”史密斯沉思着，姜秘书马上接口：“我们已经给你成本价了，你应该接受了，你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？” 史密斯听了，耸耸肩，说了声抱歉，拔腿就走。 望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：“好好的一大把生意，都让你给搅了！” 姜秘书的错误之处 职责心不强，没有事先准备茶水，不然会影响她的翻译工作。 不讲卫生，给顾客留下不好的印象。 工作越位，翻译人员应如实表达被翻译人的意思，而不应代替别人发言。 不应用指责的口吻跟顾客交谈。 秘书的职业道德 忠于职守，服务领导 埋头工作、甘居幕后 谦逊谨慎，办事公道 遵纪守法，廉洁奉公 诚实守信，严守机密 秘书的职业素养 脚踏实地、顾全大局 能吃苦耐劳 与领导同事相处融洽 理解能力强 自我管理能力强 保密意识强 秘书的职业守则 谦虚谨慎，文明礼貌 办事公道，热情服务 实事求是，讲究实效 兢兢业业，乐于奉献 忠于职守 钻研业务 奉公守法 案例4：一样的事情，不一样的态度 某公司因业务调整需要裁减部分人