word在文秘工作的应用探索.pptxVIP

Word/Excel 2007在文秘与人力资源管理中的应用;本章内容;9.1 制作员工录用通知书 案例背景 当应聘者被公司确认录取后，有必要向其邮寄一封录用通知书。如果通过邮寄书面通知书需要依次填写收件人的信息。如果录用的员工比较多，以纯手工的填写方式来做，工作量会比较大。如果使用Word提供的邮件合并功能，可以大大地提高工作的效率。 ;最终效果及关键知识点 ;9.1.1 制作通信录Excel数据源 在使用邮件合并功能批量制作各种文档内容之前，首先需要准备好“数据源”，数据源可以是Excel文件、Access数据库、文本文件等形式。本实例制作一个通讯录的Excel表格，以备后面进行邮件合并时使用。 9.1.2 制作主文档 主文档主要包括公司制定员工录用通知书的具体内容，是所有要录用员工的录用通知书中相同的部分，不同的部分要通过邮件合并来实现。 ;9.1.3 批量制作员工录用通知书 使用邮件合并功能可以批量制作员工录用通知书，其主要包括以下3个过程，即制作“数据源”、制作“主文档”和使用邮件合并功能实现批量的员工录用通知书。 9.1.4 群发电子邮件 用户可以使用Word提供的群发电子邮件的功能，将每个录用员工的录用通知书发送到指定员工的邮件地址中。 1. 配置Outlook账户 在Word中运用Outlook发送文档时，首先用户要配置Outlook账户，使其能正常收发邮件。 ;2. 群发电子邮件 用户配置完成Outlook账户后，接下来可以运用“邮件合并”功能群发电子邮件 9.2 制作员工工作证 案例背景 在公司中，人力资源部会为每一位新入职的员工制作一张工作证。本节介绍使用Word和Excel批量制作工作证的方法。 ;最终效果及关键知识点 ;9.2.1 制作员工数据表 在制作员工工作证之前首先要准备好员工的数据信息。下面介绍使用Excel制作员工的数据表的方法。 1. 自动填充数据 在Excel中，对于一系列有规律的数据可以实现自动填充，从而使数据的输入更加方便、快捷。 ;2. 输入身份证号 如果像输入其他数据一样输入身份证号码，那么就可能出现类似于“**E+17”的显示信息。这是因为对于大于11位的数字，Excel默认以科学计数法显示。 这里介绍一种简单的使身份证号码??文本形式显示的方法，即在单元格中先输入一个英文状态下的单引号（’），然后再输入相应的身份证号。 9.2.2 制作“工作证”主文档 制作“工作证”主文档，就是使用Word来设置工作证卡片。 ;1. 页面设置 Word 2007默认的纸张大小是A4，显然不符合“工作证”卡片的大小，所以需要通过【页面设置】对话框重新设置纸张的大小。 2. 设置水印 Word 2007具有添加图片和文字两种类型水印的功能，而且能够随意地设置其大小和位置。设置的水印效果可以在页面中显示出来，也可以被打印出来。 3. 输入内容 前面已经设置好页面大小和水印的文档，接着用户可以添加需要的表格或文字 内容。 ;9.2.3 批量生成工作证 准备好“数据源”和“主文档”后，接下来就可以使用邮件合并功能批量生成工作证了。 9.3 制作不干胶标签 案例背景 在实际工作中，经常用到不干胶标签。用户可以准备好不干胶纸，使用邮件合并功能自己制作不干胶标签。 ;最终效果及关键知识点 ;在使用邮件合并功能批量制作各种文档内容之前，首先需要准备好“数据源”（数据源可以是Excel文件、Access数据库、文本文件等形式。）、“主文档”，然后将两者使用Word提供的“邮件合并”功能生成一个新的文档。