總务处业务报告.pptVIP

總務處業務報告 報告人：曾仁杰總務長 　 98.10.16 各組業務報告 文書組 事務組 出納組 保管組 營繕組 購運組 勤務組 駐警隊 電子公文系統 承辦單位：計算機與網路中心及總務處 上線時間：98.1.5 使用對象：本校教職員工、全校各單位 線上作業功能： 公文管理：公文製作、公文線上簽核、公文流程控管、公文電子交換(對外之電子收文、發文)、公文稽催等。 檔案管理：編目建檔、線上調閱及應用申請、目錄匯送、移轉、移交、銷毀等。 查詢功能： 第三類公文、公文查詢、 舊檔查詢、副知檢視、報表列印 文書組 電子公文系統效益與未來努力方向 效益 紙本減量，達到環保效能 資料異地備援（備份至國家網路中心），增加檔案儲存安全性。 線上處理公文，提升公文處理時效： 人工傳遞的失誤、辦公空間分散的困擾、主管開會及出國 利用E-mail稽催，提醒承辦人注意公文處理時效，減少公文積壓。 未來努力方向 預訂於99年推動使用自然人憑證登入系統，處理公文－公文處理具有不可否認性，更具法律效益。 簽請同意將五個校級委員會納入本系統之組織架構：有利於委員們以委員身分登入本系統處理委員會相關公文，也能以委員身分線上調閱公文，而不受原來單位層級的限制－本案秘書室正會簽相關委員會。 文書組 西區規劃新建狗舍 位置規劃不離環校道路太遠，並有足夠的隱蔽性。 待西區公共設施開發完成及取得雜項執照，即進場施做。 犬舍配置圖如附圖長18M 寬12M 位置圖如下頁 事務組 西區規劃新建狗舍－位置圖 事務組 校園IC卡門禁系統 本校目前既設門禁系統約630台讀卡機，廠牌眾多。本案優先採整合校內讀卡機功能，無法整合者才更新讀卡機設備。 新門禁系統預計99.2.28建置完成，並由廠商負責維運二年。 配合校園IC卡實施，應整合各館舍門禁系統，未來一卡在手，可以一體適用。資料集中於計中，授權各館舍管理。 事務組 電話節費方式 本校各校區（光復、博愛、台北、竹北、台南）可利用校內分機互相撥打，免收通話費。 利用本校各校區分機電話撥打行動電話，通話費率比用行動電話互打便宜。 本校各校區分機電話撥打新竹縣市、台北縣市、台南縣市之市區電話，通話費率比長途電話便宜，費率每分鐘1元。（原費率每分鐘2.1元） 本校各校區分機電話撥打中央大學、清華大學、陽明大學電話，免收通話費。 事務組 skype使用方式及報帳 使用電腦利用skype新增本校總機（帳號：nctu.taiwan1）為連絡人，按通話鍵撥通待本校招呼語出現後，按分機號碼，即可線上免費通話。 依據「國立交通大學自籌經費計畫主持人電話使用支付規定」，電話費使用應為公務用，範圍包括行動電話通話費、一般市話之通話費及網路使用所產生之費用。 每位主持人行動電話最多不得超過3個門號、一般市話及網路使用不得超過2個門號，電話帳單地址必須是學校單位地址 Skype可視為網路使用所產生之費用。儲值者可持加值收據報帳。 事務組 廢棄腳踏車拖吊及認領 日期 工作項目 備註 10.5~10.9 公告週知廢棄腳踏車拖吊及認領作業時程 事務組網頁、校園公告及Email通知 10.12~10.23 張貼廢棄腳踏車拖吊單 教職員生注意自己的腳踏車況及是否被張貼拖吊單，如非屬廢棄腳踏車則請撕掉拖吊單，以免被拖吊。 10.26~10.30 廢棄腳踏車拖吊、拍照及編號 拖吊集中場在外勤班附近 11.2~11.6 校園網路公告（學生） 採現場排隊領取，先到先選 領取時間 08：00~11：00、13：30~15：30 11.11~11.13 校園網路公告（教職員工） 採現場排隊領取，先到先選 領取時間 08：00~11：00、13：30~15：30 11.17~11.30 無人領取腳踏車視車況（如修理費用低於500元）加以整修變成學校愛心腳踏車，其餘以廢棄物處理 事務組 校園IC卡—作業進度 98.06.25 完成評選作業（「玉山銀行」得標） 98.09.16 完成簽約＋換約儀式 98.09.14–30 「校園IC卡」外觀圖案設計網路票選 98.10.05–20 學生證色系變更申請（黑色／銀色） 99.01.01 校務基金往來銀行： 　　　　　　　 「台灣中小企銀」?「玉山銀行」 99.02.22 全面換發新卡 出納組 校園IC卡—新卡功能 身份識別證（學生證／教職員證） 門禁功能 新建置「全校性門禁系統」 優點： 卡務系統＋共同資料庫＋門禁系統 門禁系統資料與校務系統同步／不需人工處理 圖書館借還書 悠遊卡－使用範圍 校外：悠遊卡（交通事業／公共服務）＋四大超 　　　商＋連鎖餐飲商店 校內：餐廳／賣場／校園行政規費 機車柵門，計次停車繳費 出納組 校園IC