秘书实务12会后落实分解.ppt

第十章 会后落实 第一节 会场善后工作 一、情景案例 二、基本知识 （一）送别代表 1．做好票务服务 2．结清会议经费 3．安排车辆送站 4．安排暂留人员 （二）清退会议文件 （三）整理会场 1．整理自带物品 2．归还租借用品 案例讨论 新兴公司的新产品开发研讨会已近尾声，出席这次研讨 会的有公司各部门的经理和研发部的全体成员，公司还请了 几个专家来参加。为了避免打扰，这次会议租借了友好宾馆 的会议室召开，开会用的设备也是租借友好宾馆的。 会议正式结束时，负责清理会场的邵秘书赶紧走到会议 室门口等候与会人员走出会议室。等参加会议的人员走后， 邵秘书开始清理会场。她先把会场悬挂的横幅取下来折叠 好，把桌子上剩余的文件整理好装进文件袋，然后把横幅和 文件袋放进一个大塑料袋内准备带走，又把桌子上的茶具 和烟灰缸收到一个整理箱里，拿到茶水间去清洗，洗干净后 整齐地摆放在会议室的茶几上。然后把会议室凌乱的桌椅摆 会场清理工作案例： 放整齐。在摆放桌椅时她发现椅子下有一个公文包，不知是 谁的包忘记拿了，邵秘书就先把包收起来，过一会也许会有 人来拿。 接下来是清点会场的设备，邵秘书和宾馆会议室的负责人一起，根据租借清单，一一进行核对，发现设备一个也 不少，就是其中一个的麦克风打开后不出声音，就马上给负 责这次会议的总经理秘书李靖打电话询问情况。李靖说： “这个情况我知道，是一个专家在发言时，不小心给摔了一 下，当时就不出声了，不好意思，没有及时告诉你。该怎么 处理就怎么处理吧。”邵秘书说：“我知道了。”随后，邵秘 书把麦克风的事如实跟宾馆会议室的负责人讲清楚。然后双 方在交接单上签了字。之后，办理了付费事宜。 一切办理完毕，邵秘书见还是没人来去公文包，就把包 带回了公司，交到总经理办公室，请他们帮忙寻找失主。 讨论：从邵秘书清理会场工作中总结如何做好 会场清理工作。 三、技能训练 ■训练1 如果你参与某次会议的服务工作，让你负责与会代表的返程票务事宜，你将怎样做好这项工作？请列出一个可操作性强的方案。 ■训练2 你知道现在预订车票、机票的方式有那些？请课下收集相关资料。 ■训练3 如果你参与某次会议的服务工作，让你负责与会代表的送站事宜，你将怎样做好这项工作？请列出一个可操作性强的方案。 第二节 会议文件整理 一、情景案例 会议记录与会议纪要 二、基本知识 （一）编发会议纪要 1．会议纪要的内容 （1）会议基本情况简述。 （2）会议主要精神阐发。 2．会议纪要的编写 （1）完善会议记录。 （2）起草会议纪要。 3．会议纪要的印发 （1）确定印发范围。 （2）确认接收者。 （3）签发会议执行。 2．立卷 （1）基本原则。 （2）立卷方法。 （二）整理会议文件 1．收集 （1）会前形成的文件。 （2）会中产生的文件。 （3）会后形成的文件。 三、技能训练 ■训练 请辨析会议纪要与会议记录的区别所在。 ■训练 请结合会议筹备中的相关内容，分析和列举秘书收集会前形成文件的具体种类（名称），如会务管理性文件一般都包括什么？ 第三节 会务总结评估 一、情景案例 二、基本知识 （一）决定事项的落实 1．传达 （1）传达要准确 （2）传达要及时 （3）传达要到位 2．催办 （1）催办的范围。 （2）催办的方式。 3．反馈 （1）反馈的原则。 （2）反馈的重点。 （二）会务工作总结 1.总结的内容 2.总结的方法 （三）会议效率评估 1.影响会议效率的主要因素 2．会议评估的目的与方法 会议工作总结的内容： 检查会议筹备方案所安排的各项会议工作是否准确到位； 检查会议工作机构各部门之间的协调状况； 检查每个会议工作人员完成工作的情况； 总结组织和个人尚需要改进的地方。  会议工作总结的方法： 会议工作人员进行个人书面小结； 会议工作部门进行小组总结和相互评议； 必要时进行大会交流、总结与表彰； 有的重要会议，如果领导有具体要求，就需要在开好总 结会的基础上写出书面的会议工作总结，并交有关领导 审阅后作为会议文件资料归入档案。  会议的必要性； 会议前期准备的工作质量； 会议责任分工。 影响会议效率的主要因素 三、技能训练 ■训练1 请讨论分析传达会议决定事项的方式主要有哪些？如何运用这些传达方式？ ■训练2 请设计并制作一份会议决定事项传达催办登记表。 ■训练3 请讨论分析几种常见的用于会议决定事项传达的催办方式的优缺点，并以表