零部件制造有限公司质量体系程序文件--文件和资料控制程序.docVIP

1. 目的 确保公司各部门使用的文件有效。 2. 范围 适用于与质量体系有关的所有文件和资料的管理。 3. 术语和定义 （无） 4. 管理职责 4.1工厂管理者代表负责审核质量手册，工厂总经理负责批准发布质量手册。 4.2 工厂程序文件、支持性文件由工厂质量部负责审核，工厂管理者代表负责批准。 4.3工厂质量部负责体系文件的编制和审核。 4.4 工厂人事行政部资料室负责质量体系有关的所有文件和资料管理。 4.5 工厂各部门负责其业务范围内专用文件和资料的编制和审核及保管。 步骤 活 动 负责人 主要任务 备注 5.1.1 文件编制 工厂质量部 各相关部门 ? 工厂质量部负责对质量手册、程序文件和支持性文件进行组织编写； ? 研发事业部负责设计文件的编写； ? 研发事业部负责新产品工艺文件的编写，工厂生产部工艺组负责量产后产品工艺文件的编写； ? 设计、工艺文件的编写格式及编号要求执行《技 术文件管理办法》； ? 质量手册、程序文件的编号及体系文件涉及的表格编号组成见附件一； ? 其它管理文件的编写格式及编号要求按国家、行业及企业相关规定执行； 技术文件管理 办法 HY/WI-HR-01 电子文件资料管理办法 HY/WI-HR-02 5. 控制要求 5.1控制程序及流程图 步骤 活 动 负责人 主要任务 备注 5.1.2 批准 各相关部门 ? 工厂质量手册由工厂质量部负责编制，工厂管理者代表负责审核，工厂总经理负责批准； ? 程序文件、支持性文件由工厂质量部负责审核，审核后的程序文件、支持性文件，由工厂管理者代表批准； ? 其他管理文件：各事业部内部文件由各事 业部总经理批准执行；跨事业部使用的文件由集团分管领导批准。 文件、资料 (发放)申请表 5.1.3 资料室的文件管理 5.1.3.1 文件接收 工厂质量部 工厂人事行政部 工厂物流部 ? 由研发事业部下发的技术、质量文件统一由工厂质量部QE工程师接收、整理好后转工厂人事行政部资料管理员； ? 由其它事业部或集团领导下发的管理类文件由人事行政部行政主管接收、整理后转工厂人事行政部资料管理员； ? 由销售事业部转发的客户资料、通知等文件由工厂物流部统一接收、整理后转工厂人事行政部资料管理员； 5.1.3.2文件 发放 工厂人事行政部 ? 人事行政部资料管理员在接收工厂其它部门转交的文件、资料时，必须要求交接人员明确文件发放范围、份数和时间，按5.1.2相关程序批准后由资料员建立分发台帐并进行分发；发放时要求签收人在“文件发放、回收记录表”签字； ? 对发放到外部企业的文件（如供方的加工图样、技术规范等）按《外包文件管理办法》执行。 文件发放、回收记录表 外包文件管理办法 HY/WI-HR-03 5.1.3.1 文件存档 工厂人事行政部 ? 工厂资料管理员负责对汇总的文件、资料分类标识并归档，确保归档文件、资料的清晰、完整。 文件、资料记录清单 5.1.3.3 文件标识 工厂人事行政部 ? 工厂资料管理员负责在发放前对受控文件加盖“受控文件”章和发放日期； ? 受控文件包含外来文件、质量体系文件及公司使用的各类技术文件资料。 ? 工厂资料员负责对文件、资料分类标识。 文件、资料记录清单 5.1.3 资料室的文件管理 5.1.3.4 文件 借阅 工厂各相关部门 相关部门 ? 文件需借阅时，资料员应在“文件借阅登 记表”上记录文件名、页数及借阅日期等,并交由借阅人签字；归还时由资料员负责在“文件借阅记录表”上写归还日期销帐； ? 技术、工艺、质量、生产和其它管理人员及领导允许借出文件在工作区内使用，周期不得超过7天； ? 外检人员允许借出设计文件在工作区内使用，检验完工后应及时归还，其余人员只允许在资料室内阅读； ? 公司内原始文件、资料、秘密文件原则上不能借出资料室，如有特殊情况须借出资料室在工作区内使用，必须写出借阅申请经部门领导同意，分管领导批准后才能借出，借阅时间不得超过3天； ? 协作单位借阅文件、资料时，由对口业务部门写出借阅申请，经部门领导同意、工厂总经理批准后,方可办理借阅手续。 文件借阅登记表 文件、资料 （借阅）申请单 5.1.4 接收部门的文件管理 5.1.4.1 文件 接收 人事行政部文件的各接收部门 ? 文件的接收部门应对所有收到的文件按资料的分类进行登记，并填写“文件、资料记录清单”，确保文件的清淅、完整。 文件、资料记录清单 5.1.4.2 文件更换 文件 使用部门 ? 文件需更换时，由文件的使用部门填写“文件、资料(更换)申请表” 经部门领导同意，分管领导批准后，依据更换要求对所需更换的全部文件进行回收，并交由资料员进行更换；在回收文件的同时应在“文件发放回收记录表”登记