办公室工作程.doc

第一部分 办公室管理职能和岗位职能 基本管理职能 主任岗 位职责 文员 职责 涉及工 作流程 涉及相关制度及标准 涉及相 关表单 项目 简要说明 1 员工招聘入职管理 员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。 ①审查员工履历表 ②报请总经理考核 ③面试 ④根据总经理意见审核批准入职 协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等 员工入职流程 员工入职管理制度 《履历表》 《应聘人员登记表》 2 员工调动管理 根据公司安排，对跨分公司人员变动采取调令的方式；分公司内部的变动报送人员异动表。 ①审核调动手续 ②监督检查 变更通讯录 员工调动流程 调动管理制度 《介绍信》 《人事调令》 《员工异动交接清单》 3 劳动合同管理 员工实习两个月，可以书面申请与公司签订劳动合同。 ①全面负责 ②审核 ①初拟合同 ②签订合同文本 ③存档 签订劳动合同流程 合同书标准文本 《劳动合同书》 《A类员工信息表》 《B类员工登记表》 《保密协议》 4 员工辞职管理 员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批，办理交接手续。 ①全面负责 ②审核 ①办理辞职手续 ②接收辞职申请、归档 ③收集交接表 员工辞职流程 员工辞职管理制度 《员工离职交接清单》 5 培训管理 公司对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训想结合方式进行。 ①拟定方案 ②组织实施 ③考核验收 ④效果分析 ①培训通知 ②培训场地会务服务 培训流程 员工培训管理制度 《培训计划表》 6 考核管理 公司对各部门、各分公司业务人员定期进行考核，奖优罚劣。 ①拟定考核计划 ②考核数据分析、整理 ③统计考核表 ①发放通知 ②协助固定资产统计报表 ①部门月度考核流程 ②业务员年度考核流程 ①控制清单 ②各处室员工绩效考核表 7 财产管理 公司对所属部门、各分公司财务进行登记，明确责任人。 ①车辆财产管理 ②办公楼财产管理 ①财产登记 ②资产登记表收集、归档 ③检查核实 财产管理登记流程 《固定资产登记表》 8 费用审核管理 公司对手机费用、车辆费用以及部分区域固定费用进行审核。 ①车辆燃油费、过路费、停车费审核 ②车辆维修费用审核 ③后勤类管理费用审核 ①手机费登记 ②车辆费用登记 ③固定资产购入、销毁登记 ④房租费用登记 费用审核登记流程 ①车辆费用登记表 ②车辆一览表 ③手机费用登记表 ④房租费用登记表 ⑤定额费用审核表 车辆管理制度  9 接待管理 公司按规定接待接待集团、政府部门领导，各相关公司负责人，各地方客户。 ①全面负责 ②监督检查 ③沟通协商 ④个案处理 ①基本接待 ②协调沟通 ③后勤支持 接待访客流程 ①公司客餐招待申请表 ②电话记录簿 公务接待用餐制度 10 收文管理 收文要求及时传阅 签注 ①登记 ②督办 收文流程 收文登记簿 收文程序 11 发文管理 发文要求使用公文文种，遵守行文规范，符合规定格式，由文员或各部门拟稿，办公室主任审核，总经理签发，规定发文字号、印刷份数和时限。 ①审核 ②注发 ③用印 ①拟稿 ②校对 ③印刷 ④分发 ⑤归档 发文流程 发文登记簿 发文程序 12 印章管理 各类印章必须由办公室负责申报和刻制，各部门启用印章时到办公室登记备案，停用印章交办公室封存。 ①审批日常文件，合同和其他公文用印 ②公司印章以及支部、工会印章的保管 ①用印登记 ②办公室印章保管 印章使用流程 印章使用登记表 印章管理制度 13 档案管理 涉及公司有关经营类、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。 ①全面负责 ②监督核实 ③销毁批准 ④审核借阅请求 ①复印、打印 ②借阅登记 ③档案分类、整理 ④编制档案明细表 ⑤合同台账登记 ①文档管理流程 ②文档借阅（复印）流程 ①档案明细表 ②合同登记表 档案管理制度 14 会议管理 集团、公司召开的各种会议的安排 ①统筹安排 ②会务协调 ①编写会议计划表、通知 ②会议准备 ③会场安排 ④后勤工作 会议流程 ①会议签到表簿 ②会议记录簿 ③公司月度、会议分项报告明细表 会议管理制度 15 就餐管理 凡在公司食堂用餐的人员必须遵守就餐管理，按时就餐、保持卫生、杜绝浪费。 ①全面负责 ②监督检查 值班 食堂用餐花名册 食堂管理制度 食堂卫生标准 16 卫生管理 保证公司办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。 ①全面负责 ②监督检查 参与检查 ①办公区卫生检查评分表 ②宿舍检查评分表 宿舍管理制度 寝室卫生标准 17 就寝管理 在公司住宿的人员必须按时就寝，夏季晚上不得超过11：30，冬季不得超过11：00。 ①全面负责 ②监督检查 参与检查 住宿员工花名册 宿舍管理制度 寝室卫生标准 9 考勤管理 对公司员工实行指纹考勤，严肃公司纪律。 ①全面负责 ②