文書承办人员应有的档案管理素养.pptVIP

文書承辦人員應有的檔案管理素養 分享者：戴淑欣 100.08.18 課程大綱 何謂檔案管理 多數公務檔案的前身─文書 承辦人應配合事項（一）─歸檔作業 承辦人應配合事項（二）─檔案分類與保存年限設定作業 承辦人應配合事項（三）─檔案銷毀前置作業 承辦人應配合事項（四）─機關檔案之借調與應用 承辦人應配合事項（五）─移交或離職之檢視 結語 何謂檔案管理 依據 檔案法 檔案法施行細則 文書處理手冊 機關檔案點收作業要點 機密檔案管理辦法 機關檔案保存年限及銷毀辦法 機關檔案檢調作業要點 機關共通性檔案保存年限基準表 國家檔案開放應用要點 機關檔案管理作業手冊 國立交通大學檔案管理作業規定 檔案之定義與重要性 定義： 指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。 內容： 包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影 (音) 、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。 重要性： 行政稽憑、法律信證、歷史考證、學術研究等 檔案管理作業簡介－檔案管理單位 點收 立案 編目 保管 檢調 清理：清查、銷毀、 移轉、移交 庫房安全維護 ：溫濕度控制、燈光、防盜、防蟲害、防火、防水、防塵 多數公務檔案的前身 ─文書 文書的定義 機關與機關、或機關與人民往來之公文書 機關內部通行之文書 公文以外之文書，而與公務有關者 文書處理流程 收文處理： 簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞等 文件簽辦： 擬辦、送會、陳核、核定 文稿擬判： 擬稿、會稿、核稿、判行 發文處理： 繕打、用印、校對、簽署、編號、登錄、封發、送達 歸檔處理： 依檔案法及相關規定辦理 文書與檔案管理的關聯 歸檔範圍： 完成發文或存查的案件需要歸檔 歸檔時機： 完成文書處理程序的發文或存查步驟後，才能進行歸檔 歸檔權責： 收文經批存者：承辦單位→檔案管理單位 發文後之原稿件：文書單位→檔案管理單位 承辦人應配合事項（一） ─歸檔作業 歸檔案件之範圍 依文書處理手冊或業務相關規定，完成發文、存查或創簽等辦結程序之案件。 包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。 應於5日內送交檔案管理單位歸檔。 不可歸檔之案件 現金、有價證券及其他貴重物品，如黃金、錢 司法訴訟有關物證 流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品，如汽油、藥物 易變質而不適長期保存之物品 不須歸檔之案件 計畫期中、期末報告 計畫申請書 計畫成果報告書 教授、研究生回國報告 教授、研究生出國申請及申請經費補助 教授、研究生申請參加會議、研討會原件退回（未獲補助者） 贈閱書籍、月刊等 已簽奉核准之附件 （例：活動海報、政令宣導手冊） 承辦人員歸檔前之準備事項 檢查擬歸檔案件是否辦畢 歸檔案件以原件為原則 有附件者，每1種以1份為限 檢查分類號及保存年限是否填註 逐件依序彙齊，依規定蓋騎縫章或職名章、編寫頁碼（頁碼／總頁碼；建議以鉛筆書寫） 依文件先後順序，早者在下、晚者在上 簽稿併呈案件，以簽、稿及來文之次第編寫 附件（除了已經編有頁碼、書本型式、很難跟文件一起裝訂者之外）應併同本文頁碼連續編寫下去 承辦人員歸檔前之準備事項 歸檔案件有微縮、影音、照片、電子或其他方式儲存之媒體─應於包裝外載明： 名稱 文(編)號。 規格。 製作者。 製作日期。 分類號及保存年限。 內容概要。 必要時應確認內容無誤後，彌封蓋章。 屬附件者，得不載明製作者、製作日期、分類號及保存年限。 歸檔案件有書籍型式之附件時，承辦人員應於附件適當位置載明文(編)號。 承辦人員歸檔前之準備事項 實體附件清單得採書面或電子方式為之，並應記載下列事項： 文(編)號。 主旨或事由。 承辦單位及人員。 媒體類型及數量。 附件媒體類型、內容及數量。 附件抽存續辦者，其名稱及應辦畢日期。 檢查流程中之核章是否有重疊。（系統的問題，但請承辦人代為留意） 辦畢案件有延後歸檔之必要者，應由承辦人員簽請機關權責長官核准，並知會檔案管理單位。 歸檔案件之補正 歸檔案件有下列情形之一者，應退還承辦人員或發文人員補正： 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 案件污損、內容錯誤、不清楚或無法讀取者。 案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 案件文(編)號有誤者。 案件未填註分類號或保存年限者。 案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。 案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。 樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。 案件未能以原件歸檔，或未隨文歸檔，而未經簽奉機關權責長官核准者。 文別錯誤（例：簽呈誤選用簽辦單；密件誤選普