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淡江大學 公文管理系统 教育训练
淡江大學 公文管理系統 教育訓練
叡揚資訊
公文系統是什麼?
基本公文簽核流程:
承辦人
二級主管
二級單位登記桌
秘書
一級單位登記桌
一級(副)主管
秘書
一級單位登記桌
秘書室
副校長室
校長室
秘書室
其他會辦單位
系統上線後有何不同?
公文內容修改
公文之主旨、說明,只有承辦之直屬主管、秘書、秘書室秘書及文書組發文可修改。
意見一經輸入後送出至下一人員或單位,除非取消傳送,否則不能修改。
退文後,各單位(含承辦單位)視為再加會的流程,原輸入之意見無論何人均不可修改,只能再輸入補充說明之意見及附加檔案,但承辦單位之直屬主管及秘書仍可修改公文之主旨及說明。
系統上線後有何不同?
公文文號
公文送出單位才會正式取公文號。
公文文號為系統自動取號,無法重複使用。(例如公文撤 回後,文號是不能取消的)
一二級單位各有自己的文號,且一個單位一組流水號,不因不同格式而有不同的文號。
公文文號有10碼,前3碼為民國年,後7 碼為流水號,並於每年的1月1日歸零,重新編號。
系統上線後有何不同?
登記桌
系統啟用時,預設秘書及二級主管具有登記桌的角色。
公文進出單位一定要經過登記桌,一級單位必設立登記桌,二級單位可不設立登記桌。
為避免公文遺失,公文具有非電子公文或附件時,登記桌一定要執行手動簽收公文(電子文會自動簽收),以確認紙本公文或附件確定已送達。
紙本公文必要時利用條碼,以便利登記桌簽收作業。
系統上線後有何不同?
流程設定
二級單位,會辦時,只能設定一級單位內之各二級單位,若要會辦外單位,只能以「建議加會」的方式處理,由一級主管核定是否加會。
會辦外單位時,只能指定到一級單位,不能直接指定二級單位,因此如過去加會「出納組」等單位,目前均必須以加會「總務處」,再由總務處登記桌設定承辦單位至「出納組」。
決行層級若到校長室時,過去流程只設到秘書室,目前系統會自動設到校長室,且其前後會自動加上秘書室流程。
第一次使用注意事項
使用環境
Windows 2000 、 Windows XP、Windows VISTA
IE 6.0、 IE 7.0
最佳使用設定
解析度:1024 x 768
字型設定:標準(100%)
第一次安裝步驟請參閱公文管理系統簡易安裝手冊
第一次使用注意事項
內容不論是從Word檔案複製或是自行登打,公文編號請利用系統提供之編號功能,可以方便排版,避免格式錯亂。
登記桌於送出單位,請注意使用 “傳送” ,而非 “指定承辦人”。
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