32办公用品管理3汇编.ppt

办公用品管理 事务管理——复习指导要点 　　　办公用品与设备的使用与管理 　　　 1.知识要点 　　　学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。 2.技能要点 　　　 学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。 认识办公用品 如果你是一家新公司的办公室主任，请你列出本公司需采购的办公用品清单，并进行分类。 思考 1、纸簿类2、笔尺类3、装订类4、归档用品5、办公设备耗材6、设备类 　? 思考 为什么要设置办公用品库存 办公用品库存控制作用 1、保证大量的资金不被不必要的库存占用 2、保证空间不被用来存储不必要的货物 3、监督个人和部门对物品的使用 4、保持充足库存，以保证组织的顺利运作 5、监督任何偷窃和破坏造成的损失 6、可利用准确的库存进行估价。 　? 核算基数就是要确定采购费用总额 传统预算法——按照以往趋势进行预算 零基预算法——不考虑以往情况，而是根据新年度的新工作目标进行预算 如何确定预算的核算基数？ 获得办公用品使用权的方式 购买 租用 直接购买 电话订购 传真订购 网上订购 办公用品采购流程 申请 审批 招标 签合同 入库 付款 选择供应商 订货单 交货单 入库单 申购表 订货单 交货单 1、价格、费用 2、质量、交货 3、服务、位置 办公用品的申请和订货 1、由需要购买货物的人填写公司内部的《采购申请单》，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员 2、由采购人员通过《办公用品订购单》向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，并复制一份给财务部，做为付款的通知。 办公用品订购单 风光旅游公司 　 　 　 　 　 序号 名称 规格 品牌 数量 单价 总计 1 　 　 　 　 　 　 2 　 　 　 　 　 　 3 　 　 　 　 　 　 4 　 　 　 　 　 　 5 　 　 　 　 　 　 6 　 　 　 　 　 　 7 　 　 　 　 　 　 　 合计 　 　 　 　 　 制表人：　 审核： 核准： 3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送财务部 4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。 5、财务部收到发票后，对照《交货单》、《入库单》和《订单》，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核准，总经理批准后付款。 6、接收的每一类货物的详情，应输入到《办公用品库存卡》的接收项目中。 7、接收后，要及时更新库存余额。 8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好 9、订立物品发放制度，确定物品发放人。 办公用品的入库 办公用品管理与发放 1、保证资金不被不必要的库存占用 2、尽可能节省库存空间 3、监督个人和部门的使用情况 4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作 5、如有办公用品方面的资产损失，可利用准确的库存估价 6、监督任务偷窃和破坏造成的损失 进行库存管理有什么作用？ 思考： 如何更好对办公用品进行管理？ 1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全 2、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先进先出的原则。 3、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别 4、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架上取物时发生事故的危险 5、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方便领用。 6、储藏间要通风良好，保持干燥 7、照明良好，便于查找。 办公用品的库存管理 办公用品入库清单 物 项目 品 数量 规格 单价 金额 纸张 装订机 文件夹 总计： 制表人: 制表时间: 入库时间： 学会填写库存记录卡（一） 库存记录卡 库存参考号 B4 纸最大库存量 100令 项目：A4白文件纸 最小库存量 （安全库存） 15令 单位数量：令（1令=500页）再定货量 25令 日期 接 收 发 放 数量 发票号 供应商 数量 领用人 领用部门 余额 1-1 30 S193 3 初萌 行政部 10 再定货量＝日用量*运送时间+最小库存量 　? 最大库存量：费用、存储空间、保存期限 最小库存量： 再订货量：提醒购买者库存需要重新订购的标准。由物品的平均使用量、物品交货时间的长短决定 进货卡、出货卡和库存卡数字