档案数字化管理方式实践和讨档案数字化管理方式实践和探讨.doc

档案全文数字化管理方式的实践和探讨 档案数字化是当前数字化资源建设的基础，是数字档案馆建设的重要内容之一。但在信息化系统建设中，档案数字化有其特殊性，其特点可以说是“三分技术，七分管理”，也有说是“三分技术，七分协调”。不论哪一种提法，都说明了档案数字化必须要有一个合理的管理运行机制，这是比人才、技术更为重要的因素。我局在2006年底，就已经完成了馆藏档案的目录数据库建设工作，2008年，随着XX市数字档案馆综合管理软件平台的完成，我局系统开展了馆藏档案全文数字化工作，目前已实施了二期。通过在实践中不断探索总结，形成了一套全文数字化管理工作机制和方法。现向大家汇报如下，请各位同人批评指正。 一、引入监理机制，规范环节管理。 XX市档案馆馆藏全文数字化由市政府下拨专项资金300万元开展。局领导极为重视。考虑到大规模数字化加工工作复杂性，我们比较谨慎，通过多方调研制定了《XX市档案馆数字化加工建议方案》，最终确定采用外包服务的方式。服务外包方式对数字化管理工作提出了更高的要求，出于对项目质量、安全、工期等问题的多方考虑，我们创新性的在档案数字化工程中引入监理机制，对工程进行全程控制。 监理工作是站在独立的第三方的立场上为业主服务。受建设方委托，代表建设方的利益，控制质量、确保进度，依据合同及设计方案对项目的全过程进行监督管理，确保顺利完成项目建设。XX市档案局在数字化建设中引进监理机制，一是规范了项目管理。通过监理公司科学规范的方式和项目管理技巧等手段，对数字化的各个环节进行全方位、全程的管理、控制和协调，达到了对项目的建设方案、工作流程、工作进度、技术培训等进行全面的控制的目的。二是对各环节文档资料等进行规范整理，监理对项目的每一个环节层层介入建立文档，规范化的文档便于我们回顾总结，改进工作。三是协调关系，由于监理站在相对公正的第三方立场上，表达业主意见也更有专业技巧，提出的建议更加规范合理，容易为建设方接受，不仅可以提高工作效率，还能理顺业主方和承建方的关系。四、由于监理方全程服务，可以实时解诀现场发生的问题，从而提高了工作开展的效率。以上四方面，保障了数字化工作能够“按期、保质、高效、节约”地完成。我馆目前数字化加工主要为建国前档案，难度较大，但是在监理机制的介入下，每天有档案数字化加工安全监管工作日志，每周有周报，月度有总结，问题明原因，攻坚见成果。形成的数字化成果图像清晰，挂接准确，检索高效。引进监理机制作为我局提高数字化工程效率和质量的重要手段，在浙江省档案系统中形成了示范效应。 二、确定工作流程，提高工作效率。 为充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，根据数字化的内容和方式，探索优化，确定最佳工作流程，这是提高数字化效率的捷径。XX市档案馆数字化二期项目是建国前档案，采用我局首创的“双套双备”的形式开展。 “双套双备”是在数字化实施中，完成从纸质档案到电子档案，再从电子档案到缩微胶片、纸质档案的转化。形成可相互转化的、确保安全的档案。完成后原件封存，不再提供利用。利用采用电子文件和纸质复制件（双套），备份采用电子数据和缩微胶片（双备），兼顾数字化成果（电子文件）的安全备份和档案原件的保护利用，兼顾国家局异质备份和异地备份战略的实施。由于“双套双备”的特殊性，我们通过一个月的试运行，确定了十几个环节的最佳工作流程，优化了各环节岗位数的配置，提高了数字化加工的效率，确保了数字化工作的高效运行。 三、加强安全监管，落实保密制度。 由于档案本身的原始性，决定了其实体珍贵的价值。而某些档案因其敏感的内容，具有一定的保密性。所以在数字化加工中确保档案的内容和实体的完整与安全，是项目开展的重中之重。XX市档案馆在数字化加工中，高度重视档案安全工作，印发《XX市档案局档案数字化加工安全管理办法》、《未开放档案数字化安全监管实施细则》、《项目建设单位实习人员安全管理规定》建立制度、落实责任，在人员管理、工作流程、环境设置各方面全面落实安全措施，全方位确保档案的安全。 一是落实责任。为确保数字化的安全高效实施，XX市档案局印发了《关于XX市档案馆档案数字化加工二期项目工作职责分工的通知》，确定信息技术处和档案管理处为档案数字化加工工作责任处室，信息技术处牵头，负责场地、设施、监控设备等日常管理以及数字化档案信息的保密与安全管理；负责档案出入库管理、归还档案原件质量检验，确保档案原件的安全。加工单位进场时成立项目组，指定专人为项目负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。 二是人员管理。所有数字化加工人员和现场监理人员持证上岗。与项目工作人员签订保密协议，并将工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件交市档案馆审核保存。所有在场工作人员名字照片实时上墙管理，如人员变动需及时通知市档