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文件和资料收发规定 一、文件和资料的收发是传达国家和上级政府方针、政策、法律、法规，发布企业规章、制度、请示和答复问题，指导和协商工作，报告情况，交流经验的重要工具。 为确保对质量体系有效运行的各个场所，都使用有效版本的文件和资料，防止误用失效的作废的文件。 二、收文 1. 公司来文由办公室统一收发、传递、分办、立卷和归档。 2.文件和资料收文程序：登记、分办、批办、承办、催办、归档。 3.上级机关或不相隶属单位来文一律由办公室统一收发登记，按内容、性质，呈送领导批示，紧急来文应及时办理。 4.基层部门向公司行文请示或报告工作，应统一送办公室，经收文、编号、登记，呈送领导批示或转请有关部室处理。 5.外来文件（包括文书类和技术类），由办公室拆封、登记，领导签批后传阅，阅传人要在传阅单上签署姓名、日期，如有意见或建议在备注栏上写明。 6.文件和资料收文阅办后应交办公室集中归档案室保管，按“档案管理制度”确定期限。 三、发文 1.文件和资料发文程序：拟稿、核稿、签发、打印核对、用印、传递、封发。 2.以公司名义发文，综合类由办公室，负责起草，有关职能部门工作的，由有关部门草拟文稿，部门负责人核稿后送办公室审核，总经理批准签发。 3.文件和资料发放要控制范围，由总经理授权，发放登记，收文人签名，对外发放文件需记录备查。 四、文件和资料管理 文件和资料管理按质量体系程序文件（文件和资料的发布、编制、审核；文件和资料的分类、识别；文件和资料发放；文件和资料的更改）办理。 印章管理制度 为了进一步加强公司的印章管理，保证印章使用的权威性、准确性和安全性，确保各项工作和业务的正常运转，特制定本管理制度。 一、印章刻制 凡因工作和业务需要刻制公司、部室及项目部等各类印章，均应事先提出书面申请，按正常工作程序报告公司总经理审批后，由办理部统一刻制，任何部门和个人不得私自刻制与公司有关的印章。 二、印章保管 公司所有的印章由办公室负责记、发放并留印模备查。新印章领取，须经公司领导批准，并由各部门、单位负责人签署印章领用保证后，领取并保管。印章保管人如工作岗位变动，必须由公司领导或单位负责人重心指定专人保管，印章保管人离岗前，须妥善办理好印章移交手续。 三、用印管理 因工作和业务需要使用公司章、法人代表章、总经理章、人事专用章、合同专用章和财务专用章，凡涉及人、财、物等重要事项，均须报公司总经理审批，公司所属部室及项目部印章由各部门和项目责任人管理用印，但不得超出使用权限。印章保管人无权擅自用印。 1.公司行政章：主要用于公司的重要文书，如公司文件、对外报表、编制投标书、委托书、对外经济担保及其它必须使用公司章的相关事项。凡各专业公司、部室职责范围内的经营活动、行政事务及使用“专用章”的范围，一般不使用公司章。除已经公司领导签发的文件、函电、表册或一般性的公事往来等可以直接用印外，其它均须报公司总经理审批同意。 2.法人代表章：主要用于公司的各类委托书、投标书、合同协议签署、对外礼节性文书往来等必须使用法人代表章委托专人审查后，可直接用印外，其它须报懂事长或总经理批准。 3.财务专用章（包括法人代表印鉴）：只能用于支票签发、财务报表和相关票据上。除已经公司主管领导批准的费用进出事项及一般性的收款发票可直接用印外，其它业务一律不准使用。 4.合同专用章：主要限用于公司业务范围内的合同文本签署等相关事项，用印须报公司总经理或由总经理指定人审阅批准。 5.项目部印章：应注明非合同用章字样，主要用于工程技术资料所需。分公司和项目部印章一律不得用于贷款、担保、借款等经济类合同，不得使用于未经法人委托的事项。 6.法人代表委托书盖章：除招投标专用委托书外，其它须报董事长或总经理批准。 7.禁止在空白的信笺、报表、介绍信、合同、申请单、委托书、发票等未注明具体事项的单据上用印。如因特殊情况必须使用，要报总经理批准，并登记备查。使用后必须把内容反馈办公室及相关业务部门。 8.禁止携带公司章、法人代表章、人事专用章、合同专用章和财务专用章外出，特殊情况须总经理批准。 9.用印必须端正、清晰、规范，符合文书档管理的要求。 10.凡加盖印章的公文、重要的文字材料等，均须留存两份备查。 11.公司所属各部室及项目部等都必须建立印章使用登记制度。每次用印都必须在印章使用登记簿上记录备查。记录内容为：用印日期、用印理由、用印式样、经办人、批准人、用印次数及用印人。 12.各部室和项目部负责人必须对企业高度负责，不得盲目签订有关购销合同、协议，严禁出具盖有公章的空白介绍信、白条、授权委托书等。 13.凡因印章保管使用不当，玩忽职守，对企业声誉和经济上造成重大损失的，视情