结案管理-长荣大学资讯管理学系.ppt

專案結案管理Project Close-up Management 課程提要 結案作業程序 三種專案終結型態 結案工作準備與執行 結案報告之編撰協助 專案文件管理 專案文件之收發 專案文件之內容 專案文件之建檔與更新 專案文件之儲存與管理 專案辦公室之支援與管理 專案行政支援規劃與執行 經驗學習與知識管理 結案程序群組 結束專案 合約終結 計劃程序 群組 起始程序 群組 執行程序 群組 專案終結之型態 1.專案取消(Cancellation)： 專案在進行概念發展時，經過市場、風險及技術等可行性分析後，評估為不可行，需透過一定的決策過程將專案取消。 2.專案中止(Termination)：當專案目標已無法達成或已無繼續完成的必要時，專案就會面臨中止。可能原因： 政策性中止 缺失性中止 市場或經濟狀況改變 技術發展問題 3.專案結束(Project Closure)：專案目標已達成，產品已符合客戶需求及確認接受專案結果後正式進入結案程序，使專案能順利完成所有任務。 專案取消或繼續Go-No-go決策： 客戶需求 市場競爭 技術能力 資源利用 獲利率 ．．．． 評估 報告 專案取消 確定專案目標 預劃時程及成本 專案小組編成構想 進入計畫階段 go No go 專案應否中止檢核表範例 是 否 專案中止原因   專案實際成本、時間已經超過總預算   資源不斷投入，但完工日期遙遙無期   公司合併，不確定性高   技術購買，不確定性高   人員/關鍵人員大量離職   技術無法突破，無法達成使用者需求   專案需求經常變更   風險太大   出現新技術/新產品 專案中止之考量 專案中止比取消及結束更為複雜且衝擊更大 專案成員的士氣與挫折安撫，及重新分配與調整職務。 專案失敗及中止原因的檢討與經驗留存。 通知各部門專案中止所應配合的處理事宜。 處理合約中止及罰責問題。 結算所有財務費用問題、設備及資源重新分配及歸建。 專案利害關係人之溝通管理。 專案中止的方法 專案中止或結束的WBS 專案結案流程圖 成效審查 決定專案 結案日期 建立結案 共識 與專案成 員溝通 與供應商 溝通 與各部門 經理溝通 會計決算 資源 重分配 接收小組 訓練 管理責任 移轉 結案會議 慶功宴 結案報告 文件整理 準備工作 結案準備 成效檢查：依據檢查清單(Checklists)檢查所有工作項目是否完成，或至正式結案日期尚有多少未完成工作？ 決定結案日期:檢查專案目標是否達成，並確定結案日期是否依據專案計畫。 建立結案共識:分別與 外部供應商 各部門經理 專案成員等 溝通，對專案所達成的目標及結案日期均有共識 所有文件及報告均已完成準備。 結案活動 會計結算：確認處理所有付款及帳單 接收小組訓練：擬定專案產品接管計畫，對接收小組進行訓練。 管理責任轉移：轉移所有專案產品、裝備、文件與相關責任給接收部門。 資源重置：專案剩餘材料及租購設備之歸還及重新分配。 結案會議：結論應紀錄、保存作為以後運用。 說明整體目標達成狀況 進行最終審查及決議，檢討專案計畫與實際執行的差異及改進事項 感謝專案團隊與相關人員的貢獻 慶功宴或惜別會：利用此機會對所有利害關係人表達感謝，正式宣告專案結束。　 結案會議檢討事項 結案報告 專案的一個歷史紀錄，內容應包含： 摘要及專案重要歷程 專案最後執行成效(品質、時間、成本) 行政管理之檢討與表現 組織結構、成員、執掌及重要工作績效 所運用的技術與資源 重要數據、圖表及研究報告 預算執行表現及變異分析 未來需繼續執行之工作 經驗學習 結果與建議 “結案報告應視機密性區分為公開與限閱部分” 專案文件管理 專案團隊經常投入40%~50%的時間發展與處理專案文件。 文件檔案管理是知識管理(KM)的基礎。 管理目的在使所有專案利害關係人迅速、有效正確的找到所需的專案資訊。 “凡走過，必留下痕跡” 專案文件收發 記錄資料/文件/檔案來源 確認文件的正確性與時效性 整理及校對文件內容的一致性 發送至需要之利害關係人手中 文件管理重點 檔案的產生、建立與更新 檔案的命名規則 檔案摘要 文件分類與關鍵字標示 檔案使用權限等級與管理 檔案的儲存架構與關聯 文件標準化 文件檢索與版本管理 文件備份與安全 組織內文件的類別 基本文件 行政文件 專案文件 教育訓練文件 流程說明文件 標準樣本文件 公文 專案文件的類別 概念階段：以需求分析與定義為主，以初期規格及合約文件為輔。分析報告、需求文件、合約文件、規格文件 計畫階段：以根據需求、規格及合約文件所發展出的專案各主、次計畫書(專案相關基準)。需求文件、專案計畫書(Project Management Plan)、