编写页码教育训练.ppt.ppt

本部歸檔案件與附件頁碼 編寫作業方式總說明 總 務 司 94年12月 綱要 依據 目的 現行作業方式 頁碼之編寫方式 依據 依據行政院秘書處91年12月30日院臺勤字第0910067819號函示意旨，為應機關文件及檔案處理之統一規定，嗣後函送本院或逕送立法院之各項議案請先編妥頁碼，並註明頁數。 機關檔案點收作業要點第三點規定，歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：（一）依文件產生日期之先後順序，晚者在上， 早者在下，依序編寫頁碼；文件係雙面 書寫或列印者，亦同。（二）附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書 籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其 本文連續為之。 目的 為健全檔案管理、點收作業，提昇檔案管理效能。 為配合檔案開放民眾申請原件閱覽與運用，發揮檔案功能。 為確保業務單位承辦人員歸檔案件的真實性、正確性。 現行作業方式 本案於93年8月17日經簽 奉裁定採分階段性執行。 一、94年1月1日起作業方式如下： （一）涉及責任性及永久保存的案件，由承辦人 員先落實頁碼編寫。 （二）檔管人員核對掃描總頁數，先實行一年後 再做檢討，以利業務推動。 二、預估94年本部歸檔案件總件數計約17萬4,792件。 未來作業方式 一.有關本部歸檔案件擬自95年1月1日起擴大實 施範圍採全面辦理編寫頁碼。 二、符合機關檔案點收作業要點第三點規定。 頁碼之編寫方式 承辦人員應將已辦畢之案件進行逐件頁碼編寫， 其方式如下： 本文頁碼編寫前，應按其文件時間先後排序， 早者在下，晚者在上（即由下往上編寫頁碼） ，再予編號；文件係雙面書寫或列印者，亦同。如本文屬簽稿併陳者，則以簽為上，稿在下之次序編寫。 頁碼之編寫方式（續） 二.附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或 難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。 如附件之管理，承辦人員或文書人員應將辦畢案 件中有下列非文字或無法隨文裝訂之資料者，予 以註記處理，俾利後續點收。 （一）案件本文及附件如屬微縮片、電子媒體、錄 音帶、錄影帶或其他方式儲存之媒體，應於 該媒體承載物如外盒、封套等上註明文號。 （二）案件附件如為書籍型式資料者，應直接於該資 料封面上左上角註明文號。 三.各案件之頁碼，應以鉛筆編寫於每頁之右下角處； 文件為雙面書寫或列印者，其背面頁碼應於左下 角為之。 謝謝大家 敬請指教