贰、归档-台北市政府秘书处.pptVIP

1 歸 檔 點 收 科員葉豐枝 一、檔案：各機關依照管理程序，而歸檔管理 之文字或非文字資料及其附件(處理公務或 因公務而產生之各類紀錄資料及其附件) 二、公務紀錄：能彰顯機關發展歷程及業務成果 三、國家檔案：具有永久保存價值，而移歸檔案 中央主管機關管理之檔案 四、機關檔案：各機關自行管理之檔案 2 壹、名詞(1/2) 五、檔號：年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號 六、分類號：指代表檔案分類表所載類目名稱所對應之1組號碼 七、案由：扼要表達案件主旨或事由之名稱 八、案名：扼要表達案卷內容之名稱 九、立案：指就檔案之性質及案情，歸入適當類目，並建立簡要案名 3 壹、名詞(2/2) 一、編寫頁碼：按文件產生時間，早者在下， 晚者在上，附件頁碼併同其本文連續為之。 附件，已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文 裝訂者免併本文連續編寫。文件係雙面書寫 或列印者，亦同。 二、承辦單位或文書單位應將辦畢案件於5日內 併同歸檔清單歸檔。延後歸檔應簽請權責 長官核准，並知會檔案管理單位 4 貳、歸檔(1/9) 三、歸檔案件以原件為原則 四、歸檔案件有附件者，每一種以一份為限 五、案情相同之案件要併案 六、附件屬抽存續辦者，承辦人員應於本文敘 明，並於附件註記文(編)號，簽奉權責長官 核准；俟其辦畢後，承辦人員應依規定辦理 附件歸檔事宜，調離職時辦理交接 5 貳、歸檔(2/9) 七、附件為書籍經指定保存單位或為應公開之 陳列品，得不辦理歸檔 八、非以文號為唯一考量 九、檔號、保存年限、文號、併號於首頁 十、線上簽核案件之併案，除在左上角 加註外，送歸檔時也要註明 6 貳、歸檔(3/9) 7 貳、歸檔(4/9) 8 貳、歸檔(5/9) 9 貳、歸檔(6/9) 十一、歸檔案件有特殊媒體型式者，承辦人員應 檢視或以讀取設備確認內容，並應於該媒體 或外包裝上載明名稱、文(編)號、規格、製 作者、製作日期、分類號、保存年限及內容 概要。但屬歸檔案件之附件者，得不載明分 類號、保存年限、製作者及製作日期 10 貳、歸檔(7/9) 十二、受政府委託行使公權力之個人或團體，其 執行受託事務產生之各類紀錄，基於業務 稽憑或參考使用等需要，經委託機關認有 歸檔管理之必要，應於雙方契約明定之。 無須歸檔管理者，委託機關宜訂定相關管 理規定 11 貳、歸檔(8/9) 十三、歸檔案件難以裝訂者，應避免散落，並得 放置於固定箱盒 十四、附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位 置註明文(編)號 十五、抽存續辦或難以裝訂之附件，應於首頁或 其外包裝註明文(編)號 十六、附件袋之兩側及下沿需註明流水號或編號 12 貳、歸檔(9/9) 一、檔案管理單位或人員應逐一查檢有否不得歸 檔物品： (一) 現金、有價證券及貴重物品 (二) 司法訴訟物證 (三) 流質、氣體、易燃品、管制物品或其他 危及人身與公共安全之物品 (四) 易變質而不適長期保存之物品 ─ 應退回承辦單位或文書單位 13 參、點收(1/5) 二、檔案管理單位或人員應依歸檔清單查檢有否下列情形 (一)案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存 (二)污損、內容不清楚或無法讀取 (三)未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會 (四)未編列文(編)號或文(編)號有誤 (五)未填註分類號或保存年限 (六)未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤 (七)未依規定蓋騎縫章或職名章 (八)樣張或已作廢之契約憑證，漏蓋樣張或註銷 (九)與歸檔清單之登載不符 (十)未以原件歸檔且未經簽奉機關權責長官核准 (十一)有特殊媒體型式者，未依規定載明其應記載事項 ─ 應退還承辦單位或文書單位補正 14 參、點收(2/5) 三、歸檔案件經檔案管理單位或人員確認無誤後， 應於歸檔清單上註記點收日期並簽章或蓋點 收章 四、電子型式之歸檔清單得免註記點收日期及簽章 五、有特殊媒體型式者，必要時應請承辦人員確認 其內容無誤後彌封蓋章 六、線上簽核文件歸檔點收時，應確認蒐集內容並 加附機關憑證製成之電子簽