陕铁院归档文件整理办法.doc-陕西铁路工程职业技术学院.doc

PAGE  PAGE - 6 - 陕西铁路工程职业技术学院 归档文件整理办法 ????为适应档案管理现代化需要，规范归档文件整理方法，提高工作效率，遵照中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》，结合我院档案工作实际，特制定本办法供各归档部门遵照执行。 ????一、定义 ????1、归档文件：各部门在其职能活动中形成，并办理完毕的各种文件（包括纸质和电子文档）材料。 ????2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒、使之有序化的过程。 ????3、件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，正文与公文处理单为一件，报表、名册、图册等以册（本）为一件，来文与复文、请示和批复为一件（不同年度的也可各为一件）。 ????二、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。装订排序应是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；有文件处理单的，要作为首页。文件有金属装订物的一定要去除。 三、归档范围及时间：归档的重点以本院形成的不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文件。上级来文中，应以针对学院的指令性、指导性文件为主。具体按陕西铁路工程职业技术学院《各部门档案的归档范围及归档时间》文件执行。 四、质量要求 ????1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。喷墨打印机件、传真件等应复制后保存，原件在前，复制件在后。 ????2、归档文件的字迹应确保耐久性，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久的材料书写。归档文件使用的纸张和装订材料应符合档案保护要求。 ???五、整理方法 ?1、分类 ????归档文件按[年度-档案类目-保管期限]的复式分类法分类。 （1）年度：一份文件往往有成文日期、签发日期、批???日期、公布日期等，应以文件签发日期为准。对于计划、总结、规划、预决算、统计报表以及法规性文件等涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期为准。对于跨年度形成的文件，应以办结年度为准。几份文件作为一份时，以装订时排在前面的文件日期为准。对于没有标注日期的文件，要通过对照等手段来考证和推断日期。 ????（2）档案类目：根据《陕铁院档案实体分类网络图》，归档文件分为：党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版物、财会、教师业务、声像、实物、人物等。 （3）保管期限：永久（Y）、长期（C）、短期（D） 文件归类应按其主要内容有规律的进行，并保持连续性，某个内容的归挡文件在去年归入哪一类，今年也应归入同一类中。具体按学院的年度—问题－保管期限，这种复式分类法分类。档案室已把各个部门的档案进行了分类，各部门只是套用。 2、排列 ????归档文件应在档案分类最低一级类目，同一保管期限内，按文件成文日期的顺序排列。同一日期的归档文件可按文件发文字号大小进行排列，有年无月的文件可归入年末，有月无日的文件可归入月末。 3、填写归档章 我院的归档章有两种：一种是文书档案类；另一种是科技、教学、基建等类。 文书档案类的归档章，要盖在文件首页上的空白位置，并填好年度、问题（类目代码）、件号、保管期限、页数五项内容。每份文件的页码要编在每页的右上角，文件之间页号不连。 科技等类的归档章，也是盖在文件首页上的空白位置，并填好档号、序号两项内容。一个档案号内的文件页码为通号，即不论文件多少，也不论单面或双面都应在有书写文字的每一页，非装订线一侧的下角连续编写页码。 ????（1）年度——文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。 ????（2）保管期限——归档文件保管期限（永久、长期、短期）或代码（Y、C、D）。 ????（3）件号——文件的排列顺序号。 ????在档案实体分类的最低一级类目，同一保管期限内，按文件的形成日期从“1”开始编制顺序号。 （4）类目代码——采用《陕铁院档案实体分类目录》规定的类目代号，分别为：党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、基建JJ、设备SB、出版CB、财会CK、教师业务JS、声像SX、实物SW、人物RW?。 （5）页数：前面已述。 4、装订 ????归档文件应按件装订，装订前应剔除文件上易锈蚀的金属物，装订不要影响归档文件的阅读和复制。 装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文、请示与批复为一件时，复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。每件文件装订时，一般采用不锈钢钢夹将文件夹牢，如果文件过厚可采用