公功文管理规范1.0.doc

御邦公文管理规范 为规范交易所公文管理，提高沟通效率，明确工作责任，特制定本管理规范。 第一章 目的和原则 第一条 目的 一、 建立规范的信息流动平台，通畅的工作沟通机制。 二、 提高工作沟通的效率。 三、 保证工作信息传递中的准确性、严肃性。 四、 明确工作责任，保证工作过程的可追溯性，提高组织执行力。 第二条 原则 一、 简化工作程序，强调工作步骤与关键节点的原则。 二、 明确责任，强化分工协作的原则。 三、 传统公文手段与现代媒体相结合原则。 四、 与交易所当前管理水平相结合，适当提高的原则。 第二章 范围 第三条 本规范的适用范围为湖南御邦大宗农产品交易所全部所属单位。 第四条 本规范所指公文包括如下内容： 一、 由交易所总部形成的公文，包括的重大决定、重要任免、重要安排、会议纪要、规章制度及重要通报、通知； 二、 各部门、分市场以公文形式报送的请示、报告等； 三、 董事会、国家相关管理机关及其他外单位发来的公文或电子文件； 四、 交易所总部及各单位形成的上述公文的电子版； 第三章 公文形式 第五条 请示：向上级单位或领导请求指示、批准的事项，用“请示”。 第六条 报告：向上级单位或领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果，用“报告”。 第七条 指示：对交易所所属各部门、单位、人员布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。 第八条 通知：传达指示,要求交易所所属各单位、人员办理或者需要知道的事项,批转或转发公文,用“通知”。 第九条 批复：答复下级请示事项时，用批复。 第十条 通报：表扬,批评,传达重要情况以及需要所属各单位知悉的事项,用“通报”。 第十一条 决定,决议；有决策权限的领导、组织或会议对某些问题或者重大行动 作出安排,用“决定”；经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。 第十二条 函：与其它企事业单位之间互相商洽工作,向有关政府部门询问和答复问题,用“函”。 第十三条 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。 第四章 发文程序 发文包括拟稿,审稿,签发,缮印,校对,用印,分发等程序. 第十四条 草拟 一、 以总部名义发出的文件由总部行政人事部主管草拟,重要公文由行政人事部经理或相关领导助理草拟。 二、 交易所内部所属单位以本单位名义对交易所内部其他单位发文的，由本单位负责人草拟文件，或由首要负责人指定专人草拟。 三、 草拟公文应符合以下要求: (一) 要符合国家的方针、政策、法律，法令和有关规定。 (二) 要符合交易所的战略方针、经营理念、以往的相关政策，如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。 (三) 情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。 (四) 引用的公文要写明发文单位,公文编号,标题和发文时间。 (五) 数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、统计数据、序号、时间数字、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。 (六) 章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:一,第二层为(一),第三层为1,第四为(1)。 (七) 简称的用法。年月日,人名,地名,文件名称,事物名称等,一般不要简称。文章内需用简称的，在文中第一次出现时应用全称然后在括弧内说明“以下简称××××”。 第十五条 审核 一、 文稿送签以前,应由行政人事部经理核稿,重要文件须相关主管领导审核。 二、 审核的重点包括: (一) 是否需要行文; (二) 是否符合国家的方针、政策、法律、法令，交易所的方针政策、经营理念等; (三) 是否与本单位发过的公文相衔接; (四) 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行; (五) 处理程序是否完备,行文关系,公文格式是否符合规定; (六) 文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确等。 三、 审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回承办人修改,改动过大的,要重新抄正。 四、 发文审核使用《发文审批单》,承办人与审核人应在《发文审批单》做好记录并签字确认。 第十六条 签发 一、 文稿审核后,由承办人连同《发文审批单》,按审批权限送签。 二、 签发后的公文不得再作任何修改.若确需修改,必须重新送签。 三、 签发权限 1. 重大决定、重要任免、重要安排和交易所的重要规章制度由总经理统一签发。 2. 涉及日常工作的文件经总经理同意后，可由常务副总经理签发。 3. 各分公司内部发文的一律由分公司总经理签发。 第十七条 缮印,校对,用印和分发 一、 文件签发后承办人将签发的文件原件、《发文审批单》、文稿电子版一并送行政人事部统一印发。 二、 公文签发后,由文秘专员负责打印、盖章、装订、登