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数字化时代的纸质气象档案管理 　　【摘要】在数字化技术快速发展的大环境下，电子档案的出现使得人们对纸质档案的管理产生了误区。纸质气象记录档案作为数字化档案唯一的凭证，具有查考作用，也是宝贵的历史产物，而且随着时间推移而将日益弥足珍贵。纸质档案的管理和电子档案一样需要重视，且需要双套保存。 　　【关键词】数字化；纸质档案；电子档案；档案管理 　　随着数字化技术的快速发展，气象记录的电子档案成为当前存档的主流形式，原来的传统纸质档案也陆续转化为电子档案，气象档案管理理念也发生了变化。在数字化技术快速发展的大环境下，纸质档案的管理已是当前迫切需要解决的问题。笔者以大连气象局档案管理的现状为例，探讨纸质档案管理的正确途径。 　　一、档案管理的历史和现状 　　大连市气象局档案馆是以气象科技档案为馆藏主体的专业档案馆，于1992年6月26日成立，2002年12月晋升为国家二级档案馆，气象记录档案保管体制“四改二”的实现为现代化的气象记录管理、数据共享创造了极大便利。从2002年开始气象记录逐渐由人工观测转向自动观测，纸质的科技档案也逐步转向电子档案。 　　随着历史地面、高空气象资料数字化工作全面开展和气象业务转化为电子文件的采集归档，电子档案的数量快速增长，从而引发对纸质气象记录档案管理逐渐放松忽视的现象。两种档案的管理有轻重之分，认为既然已经都转为数字化档案了，那么传统纸质档案就不重要了，管理好坏都无所谓。有人甚至觉得，数字化环境下，纸质档案是多余的了，把精力都投放到电子档案上，缺乏对纸质档案重要性的认识和管理。 　　二、重视纸质档案的管理是对历史档案价值的尊重 　　（一）历史资料数字化只是保护档案的重要措施之一。气象档案是在气象科学技术领域活动中形成的以气象信息记录为主体的专业档案，大连气象档案馆所收集的档案主要是建国以后的气象观测记录档案。新中国成立后，大连地区逐步建立了地面气象观测站网，所形成的记录档案齐全、完整，已成为国家科技档案的重要组成部分。 　　大连最早的纸质气象记录档案是解放前伪满时期的观测记录，早在1904年9月7日，日本因日俄战争需要即在大连设立临时观测所，后改称为测候所，但由于几经变化，这一部分档案现仅存部分《满州气象累年报告》了，虽不齐全，但是保存完好，对于了解过去的天气气候状况，是很宝贵的资料。解放后，对这一部分资料进行了整编（1905-1940），其观测项目包括气压、气温、湿度、云量、风速等。1940年后，由于历史原因，资料缺失。新中国成立后，大连站观测记录从1951年开始，以后各县站也陆续开展了地面气象业务，一直延续至今。 　　气象观测记录档案是我馆收集存储最齐全、系统、数量最多的一类档案。气象记录档案主要包括地面、高空、太阳辐射、农业气象，酸雨等探测资料形成的观测记录簿、自记纸、记录曲线、手工或微机编制输出的记录报表，雷达回波图、卫星云图、地面和高空手绘天气图、历史天气图、台风年签、寒潮年签、各种气候图及各种气象资料统计整编资料等。这些档案是气象事业发展轨迹的重要来源，是气象事业不可少的历史记忆，是社会科学技术的重要参考凭证。但是早期的纸质档案寿命是有限的，随着时间的增长，纸张逐渐出现变黄发脆、字迹变色褪色、胶片霉烂等等现象。目前，我们馆藏的纸质历史气象资料大部分已信息化处理，主要是通过计算机录入和图像扫描方式对纸质档案进行备份保护，从而提高了资料利用率、加大共享性，而非单纯的替代。 　　纸质和数字化资料是两种不同形式的资料，具有不同的价值和意义，需有不同管理措施，绝不能认为数字化后的纸质档案就无保存必要了，或者纸质档案管理不需重视了。 　　（二）纸质档案是电子档案唯一的凭证，需要双套保存。电子档案的信息是可分离的载体，使得其在存储过程中易发生意外错误，即受病毒攻击、甚至因人为修改、删除、剪贴，而存在变动的风险。再者，电子档案信息还有依赖计算机软硬件的特性，计算机技术的迅速发展，软、硬件快速的升级换代都对其后续使用构成影响。后人对前人留下的电子档案如何使用存在无法确定的因素，也是其最大的后顾之忧。另外，由于电子介质独有的物理特性使他的保管使用寿命尚存在缺陷，不利作为档案信息永久保存的介质。总之，电子档案的安全性较低，所以现行档案保管体制明确要求实行纸质档案与电子档案共同保存。两种载体的档案相互依存、互补才能保证安全。在今后的档案管理中要消除不正确的观念，不能忽视纸质档案的重要性，已经数字化的纸质档案不但要继续保管，而且要保管好。再者，纸质气象记录档案是在每日定时气象观测中直接生成的原始记录，能真实客观地反映当时的天气情况，具有历史见证的凭证依据。原始资料在数字化过程中，由于疏忽大意或误操作等各种原因，会造成数字化产品错漏之处，这些错漏之处在长期的产品利用过程中被逐步发现，需