文件与纪录管理程序书-中州科技大学.doc

管理系統文件 文件類別 第 二 階 文 件 文件編號 ISMS-P-001 文件名稱 文件與紀錄管理程序書 發行單位 文 件 管 制 小 組 發行日期 103年12月01日 版次 A 訂修廢單位 審 查 核 准 資通安全處理小組 （原版簽名頁保存於文件管制小組） 訂 修 廢 記 錄 版次 發行日期 訂 修 廢 內 容 摘 要 A 103/12/01 初版發行 目的 為使本校執行管理制度所用之文件，於制訂、修訂、廢止過程中有一明確的規範，以及各項外來標準及法令法規等資料能確切管理，以期所使用的文件與紀錄能隨時保持其適用性與有效性，以確保員工能適時獲得有效之最新版文件，特制訂本程序。 適用範圍 凡本校所訂定且經核准頒布的各項標準作業文件，以及外來標準及法令等資料之管理均適用本程序書。 參考文件 中華民國國家標準CNS 27001資訊安全管理系統－要求事項。 ISMS-P-003資訊資產管理程序書。 ISMS-P-015資訊備份管理程序書。 名詞定義 管制文件 指本校訂定之各項制度如管理手冊、程序書、標準書、表單以及各項外部之標準及法令等資料，其分發回收使用須受到管制。 手冊（Manual） 本校針對主管機關及全體同仁所做的資訊安全管理制度整體性的概要說明。如「資訊安全手冊」等。 程序書（Procedure） 對於本校各項管理作業的流程、權責及相關內容加以規範的文件，例如「資訊資產管理程序書」、「人力資源安全管理程序書」等。 標準書（Work Instruction） 詳述本校各項工作的細節及標準工作方法，例如各類「作業標準書」、各類「檢查標準書」等。 表單（Form） 本校訂定之程序書、標準書及其他用來填寫各項紀錄之標準格式，例如「教育訓練上課紀錄表」、「資訊資產清冊」等。 紀錄（Records） 將本校訂定程序書、標準書及其他自訂或外部標準，所規定之表單，依實際需要書寫數據、符號或文字後，即成為紀錄。 外來文件 非由本校自行制訂且有必要列管的文件（例如：廠商提供之系統文件、使用手冊及操作手冊等，以及法令法規及目的事業主管機關所頒布之各項行政命令與要點均屬外來文件）。 作業內容 文件與紀錄管理流程圖 作業流程 權責單位 相關表單 業務承辦人員 文件訂修廢建議表 相關單位 文件訂修廢建議表 資安長/權責主管 文件訂修廢建議表 文件管制小組 管制文件一覽表 文件管制小組 相關單位 管制文件調閱登記表 機敏文件銷毀紀錄表 外來文件管制表 制訂單位 文件管制小組 文件訂、修、廢 文件的制訂 文件新制訂時，由該項業務主要業務承辦人員先行草擬文件內容，將新制訂文件內容簡述於「訂修廢記錄頁」中，填寫「ISMS-P-001-01文件訂修廢建議表」併同新制訂之文件送審。 文件的修訂 文件若有不合現狀需要修訂或增訂時，得由原制訂單位主要業務承辦人員研擬修改內容，並將修訂內容簡述於「訂修廢記錄頁」中，填寫「ISMS-P-001-01文件訂修廢建議表」註明修訂原因，併同修訂之文件送審。 文件的廢止 文件若已不適於使用而需要廢止時，得由原制訂單位主要業務承辦人員，將廢止理由及原因簡述於「ISMS-P-001-01文件訂修廢建議表」後送審。 相關單位審議 文件於制訂、修改、廢止等階段，制訂單位可視需要將文件送相關單位審查，或由制訂單位召開會議研議。 文件的審核 文件之審查與核准權限依下列規定辦理： 權責 類別 訂、修、廢 審查 核准 管制 手冊 執行秘書 執行秘書 資安長 文管 程序書 業務承辦人 單位主管 執行秘書 文管 標準書 業務承辦人 單位主管 執行秘書 文管 表單 業務承辦人 相關單位 單位主管 文管 外來文件 N/A N/A N/A 承辦單位 文件的實施與管制5.2.3節之規定辦理。 文件至少定期3年重審一次，經重審後有必要時需進行修改。 文件撰寫架構 手冊撰寫架構 依實際需要制訂，其架構不做規定，以能清楚完整表達各政策之建立目的，且易於閱讀了解遵循為原則。 程序書撰寫架構 1. 目的 用以闡述訂定本程序書期望達成之目的。 2. 適用範圍 用以規範本程序書適用於何人、何事、何時、何地、何物等適用範圍。 3. 參考文件 用以列舉本程序書所依據之各項外部標準或法令。 4. 名詞定義 用以解釋本程序書之各項作業內容中較易令人誤解之名詞所代表之意義。 5. 作業內容 用以說明本程序書之作業