初阶公文写作课程-台湾大学总务处文书组.doc

PAGE  PAGE 29 公文製作講義 　　夏進興（前總統府首席參事） 100.5.17. 「夏老師的部落格」（http://www.wretch.cc/blog/chhsia1113） 一、前言 (一)公文意義：《公文程式條例》第1條：　「稱公文者，謂處理公務之文書。其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。」 (二)公文類別：公文分令、呈、咨、函、公告及其他公文6類。其他公文包括：書函、開會通知單、公務電話紀錄、簽、報告、箋函（便箋）、聘書、證明書、提案、說帖、會議紀錄、定型化表單及其他因公務需要所撰擬之新聞稿、聲明稿、澄清稿、公開信等。 　(三)公文區分：分為上行文、平行文、下行文3種。 (四)公文流程： １、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 ２、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 ３、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 ４、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 ５、歸檔：依檔案法及其相關規定辦理。 　(五)公文改革： 　　 １、民國62年，行政院為使機關公文澈底擺脫陳舊落伍程式及用語，以能充份發揮溝通意見，進行公文改革。 　　 ２、民國82年，因應時代潮流，對於電報、傳真及其他電子文件，賦予法律地位。 　　 ３、民國87年，採取「簡化、一致、便利」原則，將公文簡化為單一格式、統一公文用紙尺寸、取消欄框及統一字碼，俾便未來電子交換，達到縮短傳遞時間、降低成本效益。 　　 ４、民國93年，為與國際接軌並兼顧電腦作業平臺屬性，特修正《公文程式條例》，並自94年起，正式實施「橫式公文」。 　　 ５、民國96年，研考會訂定「政府文書格式參考規範」，為101年全面推動機關公文「線上簽核」，營造作業環境。 二、函的作法：行政機關之公文以「函」為主，製作要領如下： 　(一)結構：函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」3段式，案情簡單可用「主旨」1段完成者，勿硬性分割為2段、3段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。 (二)文字用語： １、文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到《公文程式條例》第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求。 ２、文句應正確使用標點符號。 ３、文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。 ４、應避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 ５、應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。 (三)各段規格： １、每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之後加冒號「：」。 ２、「主旨」一段不分項，文字緊接段名書寫。 ３、「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名書寫；如分項條列，應另行低格書寫為一、二、三、……，(一) (二) (三)……，１、２、３、……，(１) (２) (３)……；但其中”()”以半型為之。 ４、各段規格如附件一。 (四)分段要領： 　　１、「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 　 　２、「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。 　　 ３、「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。 (五)擬稿注意事項： １、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。 ２、敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。 ３、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請加註原文，以資對照。其中，中文字體及併同於中文使用之標點符號應以全形為之。阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文使用之標點符號應以半形為之。 ４、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。 ５、擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。 ６、文稿有1頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。 ７、須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內列明。 ８、「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。 ９、如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數；正、副本檢附附件不同時，應於文內分別敘述附件名稱及份數。 (六)範例:如附件二。 三、簽的作法 (一)意義：簽為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列兩種： １、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。 　　　２、具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末