第五章文书的整理与归档研讨.ppt

归档文件整理规则;内容;第一节 归档文件整理工作概述;一、归档文件 归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件整理 归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程 。 三、归档文件整理原则 归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用 ;四、归档文件整理方法 目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。 即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。 文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件的定义：件是指归档文件的整理单位。 1、一般情况下每份（单份）文件为一件。 2、文件正本与定稿为一件。 3、正文和附件为一件。 4、原件与复印件为一件。 5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。 6、转发与被转发件为一件。 7、正文与文件处理单为一件。 ;8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。 10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。 11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。 12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。 ;件: 归档文件的整理单位。 原则上每份文件单独计算为一件。 文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；; 转发文与被转发文为一件; 会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)；; 成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；; 报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件; 来文与复文为一件， 经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件;第二节 文件级整理程序;归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—修整文件—装订—分年度—分级别—分保管期限—分类别—排列文件—编制件号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架。;（三）收集工作的原则和内容;2、重点收集 （本机关） 从机构方面讲，本机关机要收发部门，各内部机构等是收集的重点。 从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员，内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。 从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。; ;;（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。 a党员统计年报表 b团员统计年报表 c干部统计年报表 d离（退）休干部统计年报表 e公务员统计年报表 f机构编制、人事年报表 g党政人才资源统计年报表 h国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表 i党内统计年报表;j工资统计年报表 k劳动情况统计年报表 l保险福利费用构成情况年报表 m国有资产统计年报表 n财务决算报表 0各类业务综合或单项统计报表 p纪检监察案件统计报表 q审计结论。 ;;（12）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。 （13）本单位财产、档案交接凭证。 （14）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。 （15）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复。 （16）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。;（17）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。 （18）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。 （19）本单位领导班子及成员的述职报告。 （20）政府采购过程中所形成的报告、标书、合同等。 ①用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件； ②招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料； ③合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。 ;4、检查已归档文件材料的质量 （1）收文的正件与附件是否齐全完整。 （2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。 （3）发文的定稿与印件是否齐全完整。 （4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有