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江北区区级机关档案业务知识讲解 宁波市档案局 董舫虹 2014.02.20 2013年度档案室基本情况年报、档基3表及档基3表附表讲解 全宗卷规范（DA/T 12—2012）解读 全宗指南编制规范（DA/T 14-2012）解读 年鉴的编写 一、2013年度档案室基本情况、档基3表及档基3表附表讲解 档基3表 二、全宗卷规范（DA/T 12—2012）解读 国家档案局于2012-11-15发布新《全宗卷规范》（DA/T12—2012），实施时间2013-1-1。 对原标准的修改： 表述方式和书写格式的修改 对全宗卷的主要内容和全宗卷的整理有较大的修改 新增“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章 新增“综合全宗卷”的内容 （一）全宗卷的两个定义 1、全宗卷：由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。在这里全宗卷的定义比较明确，有两方面的内容 A、对立档单位的背景材料，比如：大事记、机构调整、人员变化等情况的说明。 B、室藏档案情况的相关说明。比如：全宗介绍、档案的收集整理统计利用等情况。 （二）全宗卷编制原则 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集保管在档案管理过程中形成的相关材料。 做到齐全、完整、真实，能全面反映立档单位以及在管理过程中的历史全貌。 整理要做到分类合理、方法科学、格式规范。 综合全宗卷收集全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。 （三）全宗卷的内容构成 1、全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 （年鉴、机构调整、人员变动、档案管理办法、综合档案室成立、领导小组成立、目标管理认定、档案工作总结、执法检查情况、年检自查报告、登记表、通报等内容，凡是无法归入其它类目的，都可以归入这一类中） （四）全宗卷的整理 1、装订：文件材料以件为单位进行装订。 2、分类：文件材料按 “全宗卷内容构成” 8个方面进行分类。 3、排序：同一类目内文件材料按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。 4、编号：文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成，位置在首页上方的空白处。（例：5全宗号—1全宗介绍类—1件，位置可根据实际情况中间或右边都行，尽量不要编在左边） 9、盒子背脊填写：全宗号、全宗名称、盒号。 （五）全宗卷的管理 1、全宗卷可以与档案一起保管，放在实体档案的最前面。也可以与检索工具一起存放。两种方式都可以。 2、档案室全宗卷应建立双套制，一套在档案移交档案馆时同时移交进馆，另一套本单位保存。 三、全宗指南编制规范（DA/T 14-2012）解读 国家档案局于2012-11-15发布新的《全宗指南编制规范》（DA/T14—2012），实施时间2013-1-1。 （一）新规范五方面的变化 1、新增了 1、范围；2、规范性引用文件；3、术语和定义；8、检索查阅注意事项等四方面的内容。 2、对全宗指南的结构进行了调整， 原来 封页（全宗指南名称、时间、全宗号） 正文（沿革、档案简介、档案内容） 备注 (三部分) 新的 全宗指南名称 全宗来源简况 档案内容与成份介绍 检索查阅注意事项 (四部分 内容变化不大，表述更具体明确，一目了然） （二）全宗指南的结构 1、全宗指南：是检索工具的一种，是用文字描述的，用于存储、查找和报道档案信息的。 2、结构：由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成分介绍、检索查阅注意事项四部分组成。 例：封面 例：正文 例：正文 注意问题： 1）一般按照实际分类体系，介绍室藏几大门类的档案，文书档案、业务档案、基建档案、会计档案、设备档案、照片档案、实物档案等内容，中心工作或特殊工作档案，例：组织部党员先进性教育活动办公室档案，贸易局食博会档案） 2）以组织机构或以问题分类的，要分别介绍机构基本职能和主要活动的内容，也可以列举主要文种名称。 3）需要专门说明的档案，要写明文件名称、责任者、文件形成时间、文件内容、检索方法。 四、年鉴的编写 详见样本 讲课到此结束 谢谢 6、装盒：文件材料按照分类编号顺序，装入卷盒。如果材料比较多的，可以增加盒子。 7、盒号：全宗卷盒号，按卷盒排列顺序编制流水号。综合全宗卷单独编制盒号。 盒 号 全宗号 全 宗 卷 [全宗名称] 全宗卷盒面 8、盒子封面填写： 全宗号、 盒号、 全宗名称。 盒号 (全宗名称) 全宗号 3、表述不同：全宗指南名称、全宗号等的文字表达上与原规范不一样。 4、增加了“全宗来源简况”，并且要求“列表登记”。 5、档案内容与成份介绍的方式：是按“档案实际分类体系”进行。 宁波市发展改革委员会全宗指南 （宁波