第六大型團队的接待.pptVIP

六、大型团队的接待 （一）接受任务 （接待准备） 1、信息准备 （了解来宾） 1）来宾的基本情况： 单位、姓名、身份(职务、级别)、 　人数(男、女)、民族、 　来意、大体停留时间等等。 抵达日期、具体时间， 　乘坐的交通工具及班次。 2）接待材料准备。 有关文字材料：如汇报材料、发言材料、参考材料、标语、欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要等。 如谈判：来访客商的基本情况 ；来访客商的资信情况及技术；法律、财会、市场行情等信息资料 。 ---确定接待规格 分为高格接待、低格接待和对等接待三种。 从主要陪同人员比来宾的职位高或低而言： (1)高格接待：适用于上级领导派工作人员来了解情况、传达意见，兄弟单位派人来商量要事，下级同志上访、有重要的事情向上级领导汇报等。 (2)低格接待：如上级领导或主管部门领导到基层视察、调查研究，外地参观学习团或旅游团来单位参观游览。 (3)对等接待：这是最常用的接待规格。 2、方案准备（制定计划） 一般包括接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、日程安排、食宿标准、陪同人员、参观游览、交通用车、安全保卫、医疗保健、经费预算等内容。 3、布置与检查(预订食宿) 召开接待会议:布置接待任务，分发接待方案，明确各自职责，听取各单位对接待方案的意见，并协商解决一些问题。 秘书部门除了自己作好准备外，还应对有关单位的准备情况进行督促检查，抓好落实。 （二）接待的实施 １、迎接及安排来宾（迎接来宾） 前往机场、车站或码头迎接。——礼仪规范： 问候、欢迎，介绍，行李，乘车，宾馆，用餐　 ２、看望及商定活动日程（商议日程） 客人到达后的当天，秘书应安排单位领导前往客人下榻的地方看望。 一是表示欢迎和问候，简要介绍本单位的情况 二是进一步了解客人的意见和要求，对后期的访问活动安排进行协商或确认。 ３、礼节性拜会（内宾可免） 按照大体对等的礼仪原则，由适当的负责人出面正式会见客人。 座次礼仪： 4、宴请1（一般内宾无） ①周密安排（规格种类、作陪人员、宴请地点） ②发出邀请 “请柬”。 ③定制菜单 ④安排桌次、席位 中式宴会的桌次安排 中式宴会的席位安排 西式宴会的席位安排 宴请2 ⑤敬酒与劝酒 ●敬酒有序，主次分明 ●语言诙谐，增加酒兴 ●劝酒适度，尽兴而归 ⑥热情迎送 ５、按日程开展活动 如正式会谈： 参观游览 ①选定游览项目 ②安排落实 ③陪同介绍 ④摄影 赠礼（纪念性、象征性、文化性），等. 秘书部门的任务主要是组织协调和督促检查，并协助做好接待中的辅助工作：如安排场地、车辆、引见、记录、接送和安全保卫工作等。 ６、欢送来宾 应提前为客人预订好返程车船机票，并预约送客车辆，如有必要应安排领导前往送行。 话别时，应主动征询客人对接待工作的意见和建议。 （三）接待总结（接待小结 ） 如总结本次接待工作的经验、教训； 对参加接待的部门和人员进行讲评； 向领导者报告情况； 结算费用； 对接待中的文字材 　料进行整理、立卷 　和归档。 * * 级别)、 签订协议：