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重庆基源环保科技有限公司 文件管理制度（初稿） 一、总则 1、文件管理内容主要包括：外单位函、电、往来文件，各部门之间函、电、来文，公司 上报下发的各种文件、资料。 2、全公司所有红头文件由综合部管理，需由财务管理的合同（协议）必须送交一份复印 件或扫描件到财务部存档，各部门视工作需要保存复印件或电子文档。 二、收文的管理 1、公文的签收：对外单位部门发来的文件，由综合部做登记。 2、公文的阅批与分转 （1）外单位文件报董事长。由董事长审阅，加签并具体落实，再由总经理交相关实施部门分管领导、签转要求和完结时间后，由综合部送到相关部门分管领导签转到具体部门负责人或责任人阅办（原则上用复印件或扫描件送相关部审阅门）,并由综合部作好阅批与分转登记。 （2）为加速文件运转,综合部根据董事长批示签转的时间要求将文件发给相关部门。如领导不在，可以以邮件、信息等方式汇报并最终落实到具体经办人收文为止。关系到两个以上部门或领导，应按董事长批示的时间、次序依次传阅。 3、属于秘密的文件，综合部应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 三、发文的管理 1、发文的规定 （1）公司上报、下发正式文件的权力在综合部。 （2）公司所有发文由综合部根据文件不同类别进行统一编号：文件编号格式：重基源文****（年份）第（序号）号，公函编号格式：重基源函****（年份）第（序号）号，任务编号格式：重基源任****（年份）第（序号）号……。 A：重要会议材料：包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 （编号规则：重基源（年份）第（序号）会议档） B：对外联系文档：本公司对外发出的正式发文与有关单位来往的文书。 （编号规则：重基源（年份）第（序号）涉外档） C：管理行事文件：公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、简报、通报。（编号规则：重基源行政（年份）第（序号） D：合同：本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 （编号规则：重基源合（年份）第（序号）） E：公司文化：本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像 （编号规则：重基源文化（年份）第（序号）） F：公司经营所涉及各项生产工艺、设计参数、设备说明书。 （编号规则：重基源工艺（年份）第（序号）） G：公司各项管理制度等。 （编号规则：重基源制度（年份）第（序号） （3）文件由综合部负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项清楚，并报告报送结果。 2、发文的范围： （1）凡以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 （2）公司下发文件主要用于： A：公布全公司规章制度； B：转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； C：公布公司体制机构变动或人事任免事项； D：公布公司的重大生产、技术、经营管理、生活福利等作的决定； E：发布有关奖惩决定和通报； F：其他有关全公司的重大事项。 （3）公司上行文、外发文主要用于： A：对政府机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； B：对外单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。 （4）生产或技术部门在日常生产、技术、经营管理、员工工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经部门领导批准后，做书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。 （5）凡各部门召开专题会议所作的决定，一般都不应发文，为备查考，可以部门名义《工作简讯》 会议纪要。 （6）门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文，涉及公司名义或使用公章的按《公章审批流程》审批。 四、文件管控等级 根据公司文件的重要程度及公开性等级，公司所有收发文件将分为一般文件、秘密文件、机密文件、绝密文件四个等级。不同等级的文件将针对不同岗位或人员查阅。具体实施办法参照《重庆基源环保科技有限公司保密管理制度》。 五、发文程序与要求 1、发文程序规定： 各部门和公司文件发文程序： 综合部财务 综合部 财务 业务 工厂 厂长 技术部 经理 主任 经理 副总经理 总经理 董事长 部门或项目 审核会签流程 审批流程 综合部发布 公司文件指定编制人 指定审核人 2、各部门文件由部门领导指定拟稿人拟稿，公司文件由综合部主任拟稿。文件形成后， 按以上程序签发。 3、 属于秘密的文件，拟稿人应该注“