出版、基建、科研、设备类档案材料立卷、归档须知-中国海洋大学档案馆.ppt

教学、出版、基建、科研、设备、财会类档案材料立卷、归档须知 中国海洋大学档案馆 2010年4月 主要内容 一、归档范围与时间安排 二、预立卷制度 三、档案整理 四、档案移交 一、归档范围与时间安排 2、归档时间安排： 自然年度形成的综合管理类文件材料——第二年度上半年 学生成绩类档案—— 隔一年归档_ 课题（项目）材料——结题或鉴定会后一个月内归档 仪器设备的随机全套材料——开箱验收合格后一个月内归档 　 安装、调度等材料——安装、调试后一个月内归档 　 使用、管理过程中形成的材料——每年4月份归档 基建项目档案——验收后两个月内归档 出版档案——次年六月底前归档 * * * * * * * * * 1、归档范围： 　　参照《中国海洋大学档案管理办法》 二、预立卷制度 各兼职档案员要将本单位本年度将形成的或已形成的文件材料（包括音像）实行预立卷。即设置预备案卷，把将形成或已形成的材料按保管期限、类别、时间、分类保管，为下一年度的归档工作做好准备，以确保本单位形成档案材料的齐全、完整。 1、档案收集、分类 （1）按年度分类：跨年度的请示与批复，归入批复年度，也可以放在批复问题的针对年度或生效年度。 （2）按保管期限分类：依据保管期限表和文件的重要程度，先判定每份文件的价值再确定保管期限，不同保管期限的文件应分开组卷排序。 2、档案组合 同一事、同一问题或反映同性质问题的文件一起组合排序，力求准确，并保持同历年档案组合的方法、规律一致。 3、档案材料排列 文件排列按照文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，有秩序地排列，达到系统地反映档案文件内容的目的。 （1）管理内容的文件材料按问题、时间或重要程度排列。 （2）密不可分的文件材料按以下原则排列： 批复、批示在前，请示、报告在后； 正件在前、附件在后； 正文在前，定稿在后； 定稿在前，历次主要讨论稿在后； 转发件在前、被转发件在后； 结论性材料在前，依据性材料在后。 （3）同一作者在同一保管期限内有几个问 题，先按问题、后按时间或文件联系排列。 （4）问题单一，作者单一或名称单一的文件按时间顺序排列。 （5）同一保管期限内若有重要文件和次要文件，按重要程度或问题联系排列。 三、档案整理 初步整理 核查 编写档号和页号 填写并打印《卷内文件目录》 下载并填写《备考表》 1、初步整理 由立卷人按照归档要求对归档文件进行整理，检查有无错误和遗漏。 2、核查 内容核查： 核查案卷是否保持有机联系。 形式核查： 核查保管期限是否分类准确； 查年度、问题、文件材料排列是否符合归档 要求； 核查材料收集是否齐全，有无遗漏、重复、 空白页、反页、倒页。 3、编写页号 有字的页面均作为一页，页号用钢笔写在页面的右下角（反面写在左下角），文件、书册等能利用原页号的可不再编写页号。 4、填写并打印《卷内文件目录》 请到“表格下载”一栏点击“归档文件目录”进行下载。 《卷内文件目录》式样如下图： 卷 内 文 件 目 录 备 注 页 数 日 期 题 名 责任者 文 号 顺序号 顺序号： 按文件排列先后填写。 文号： 文件制发机关的发文字号。 责任者： 形成该文件的单位或对文件负责的署名者，以落款或 印章为准，简报作者填写编者。 要写全称或通用简称，如“山东省”可写为“省”，“中国海洋大学”可写为“校”，但不能缺省，如：只写“组织部”，就不能确定是校组织部还是省委组织部。 责任者要写全，如“省委办公厅”不可只写为“省委”。 有多个责任者可用“、”隔开，如太多，可写一到两个，最后标注“等”字，表示还有其他单位。 题名： 即文件的标题。一般照实抄录，不能随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无题名的要重新拟定，外加[]，写在原题名（如“通知”）之后；简报的每一期要分栏填写题名内容；会议记录要分次填写每次会议的时间和主要内容。 日期： 文件的形成时间，即文件的签发时间（以落款时间为准，请不要填写“**日印发”处的日期)。没有日期的文件要考证清楚。格式为8位数，其中年份为四位数，如“2005”不能写为“05”，月、日