如何进行信息处理讲解.ppt

一、概述 二、信息收集 三、信息整理 四、信息传递 五、信息的利用和储存 六、信息的保密;一、概 述 1、基本概念 数据：指未经加工过的，未经分析的事实。 信息：只有经过分析和处理的数据。 信息系统：采集数据并将其转换成可用的信息。 ;2、信息系统的组成 信源、信道、信宿 ;3、秘书工作的基本要求 信息的特点：客观性、传递性、实效性、共享性、 开发性、保密性 秘书信息处理的原则：;适用;二、信息的收集 信息的收集是信息收集者为满足使用者的需要，根 据一定目的通过不同的方式收集获取信息的过程。 信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基础。 ;1、秘书收集信息的特点 秘书收集的信息资料带有全局性、综合性 秘书要为突发性任务做好信息资料准备 秘书收集的信息有较长时间的使用价值 ;2、信息收集的方式 传统式收集;3、收集信息的主要方法 阅读法;三、信息的整理 信息的整理是对收集到的原始信息在数量上加以浓 缩，在品质上加以提高，在形式上给予表现，使之便于 传递、利用和贮存。 信息整理是整个信息处理工作的核心。 ; 信息整理的方法;信息表述的主要方法： ;四、信息的传递 把整理好的信息通过各种传播途径提供给使用者， 它是信息工作的衔接手段。; 信息传递的方式 口头传递 书面传递 电讯传递 网络传递 ;五、信息的利用和储存 1、信息的利用 信息工作的全部意义在于充分利用信息。 充分利用信息对秘书来说是为上司决策提供适用的信息。;2、信息的储存 信息的储存是把已利用过的和尚未利用的、有继续 使用价值的信息存放起来以供以后使用。 信息储存不是一个孤立的环节，它始终贯穿于信息处 理工作的全过程。 对反馈回来的信息，也应根据其价值的大小选择储存。; 信息储存的方法 分类； 记录； 建立检索系统;信息的维护 （1）信息的保管要确保安全可靠 （2）定期检查信息的完整性 （3）剔除已失效的信息 （4）重要信息双重备份 ;六、信息处理的保密工作 保密工作是信息处理过程的一项重要原则与任务 保密渗透在信息处理的各项活动范围内 保密的防范措施 (1) 加强对保密知识的学习与了解 (2) 不断提高自我保密意识 (3) 自觉遵守保密制度 (4) 不断提高保密工作技能