常用公文写作讲解.ppt

常用公文格式与写作;目 录;第一部分 公文的格式; 1.用纸: 采用60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。 2.开本： 国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm，允许误差为±2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。 ; 3.版心： 版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约33毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。 4.字体、字号、颜色：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋_GB2312字体；文字的颜色均为黑色。 ;;二、公文格式要素划分;版头部分; 1.份号。是指公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 如需标注份号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字(如000001)，顶格编排在版心左角第一行。 2.密级和保密期限。是指公文的秘密等级和保密的期限。 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 绝密★30年，机密★20年，秘密★10年。 ; 3.紧急程度。是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 ;版头部分;版头部分; 6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋_GB2312 字体，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 ; 主体：公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体。 包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。 ; 7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下 空二行位置，分一行或多行居中排布；多行标题排列回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。;梯形标题;; 8.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用全称或规范简称或同类型机关统称。 编排于标题下空一行位置，居左顶格；回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。; 9.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。 公文首页必须显示正文。 一般用3号仿宋_GB2312 字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。;主体部分; 正文中的层次序数。文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1.”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。 第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）； 第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ； 第三层 “ 1.” （仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 “（1）” （仿宋）（必须有标点）。 ;;; 12.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。 成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚位(即1不编为01)，位于发文机关署名右下方，用3号仿宋_GB2312字体。;; 加盖印章的公文： 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。 发文机关署名和成文日期居印章中心