最简单的现金流水账数据视表分析法最简单的现金流水账数据透视表分析法.doc

最简单的现金流水账数据透视表分析法 首先说明，本人非专业会计，数据透视表也极不熟悉，仅自己试着玩，当然是原创。以前做过单位现金流水账，经常需要月、季度、半年、全年分析账目收支情况，即收入、支出主要是哪些项目等。每次都去计算，那就太麻烦了。其实用数据透视表，就可以一劳永逸，设置好后，会自动生成月、季度、半年的收支汇总情况，很是方便，下面以EXCEL2010为例。下图即为数据透视表分析的结果： 当然，要制作现金流水账的数据透视分析，也得象纸质做原始账一样录入原始数据，且录入时有一定的规范（简单）要求，如下图： 原始数据录入格式，几乎与纸质账一样，当然你也可以增加“记账号”等内容，但就象上图的摘要一样，对数据透视表无大碍，可以忽略不计。为了后面好操作，注意：凡是“收入”在后缀上“收入”两字，凡是“支出”在后缀上“支出”两字，录入要按账目产生的时间为序。 原始数据录入完毕，选中其录入的所有内容后，在EXCEL2010上依次操作：插入→表格→弹出的对话框直接确定，如下图： （如果是一次性的，不再录入数据的话，此步可以不要。如果今后要继续在此表中增加数据，则必须这样做，才能建立动态的数据透视表，今后再录入数据后，只需按一下“刷新”，就是最新数据汇总分析。） 1、创建数据透视表：将光标放在上面列表中任意单元格，如A9,点击：插入→数据透视表→弹出“创建数据透视表”对话框→直接确定。 2、这时就会自动打开一张新工作表，在新表中有数据透视表（暂无数据）、数据透视表字段列表（一般在表的右侧，因设置不同，外观略有差异），如下图。　将鼠标对准“数据透视表字段列表”中的“时间”按下左键不放，拖动“时间” 到下面的“行标签”下方框内，用类似方法将“项目”拖到“行标签”内，将“收入”、“支出”拖到右下角的“数值”内。 如下，即为拖动的初步透视表，但时间和项目显示不便于查看，且由于原始数据的收入、支出列内有空格，数据透视表默认以“计数”来汇总，应当调整为“求和”来汇总，才能显示原始数据。下一步我们将进一步调整。 3、数据透视表调整：首先，将光标定位于收支列中任意单元格，如B4,点右键→值汇总依据→求和，即可将“计数”变为“求和”而显示收入的具体数值，用类似方法把支出改为原始数值。 下图为“收入”、“支出”均以“求和”方式显示原始数值。 4、接下来为了美观，进一步调整透视表。单击透视表中任意单元格如A10，调出“数据透视表工具”→设计→报表布局→以大纲形式显示。如下图： “以大纲形式显示”后，透视表由原来的三列变为四列，更加直观，见下图 5、接下来，我们为了便于更好地汇总分析，我们将对“收入”、“支出”、“时间”进行组合。左键点击表中“项目”右侧倒三角形，弹出下拉菜单→标签筛选→结尾是，将弹出对话框，如下图 在弹出的“标签筛选（项目）”对话框的“结尾是”右边输入“收入”并确定。如下 则将显示所有结尾是“收入”的项目，如下 6、用鼠标选中“项目”下面所有“收入”后，依次点击：数据透视表工具→选项→找到“分组” 卡→将所选内容分组。这时就会新增一列“项目2”,其下为“数据组1”。 单击“项目2”单元格，在上方的编辑栏（只能在编辑栏内操作）内将“项目2”改写为“类别”，并“回车”即可。 选中第一个“数据组1”,用上述方法将其改为“收入”，效果如下： 上图显示的全为“收入”项目内容（实际为筛选为收入），点击“项目”右侧的筛选图标，在下拉菜单中单击“从“项目”中清除筛选”，即可将项目中所有内容含支出内容都显示出来。重复上面的第5、6两步操作，将“项目”的“支出”组合起来，效果如下图： 然后，再单击“项目”右侧的筛选图标，在下拉菜单中单击“从“项目”中清除筛选”，则所有收入、支出内容都显示出来，如图： 7、对现金流水账，一般是按月来进行汇总分析，那么我们就将“时间”按月进行组合。先选中所有“时间”，再依次：数据透视表工具→选项→分组→将所选内容分组→弹出“分组”对话框→“起始于”、“终止于”前默认为勾选保持不变（如未勾选就勾选上）→“步长”中选中“月”→确定。如下图 下图即为按月汇总的现金收支流水账 大家看了上图，只有“收入”、“支出”没有“余额”，下面我们将通过“添加计算字段”的方法来求出“余额”。 8、将光标定位在透视表中数值区域任意单元格，调出“数据透视表工具”→选项→“计算”组→计算字段→弹出“插入计算字段”对话框→选中对话框中“名称”右侧中内容“字段1”并改写为“空格(键)+余额”（因原始数据表中有“余额”一项，此处加空格是为了区别，否则不能操作）→将对话框中“公式”右边的“=0”的“删除”将光标定位在“=”后面，用鼠标单击对话框下边“字段”中的“收入”，则“公式”变为“=收入”，然后收入后面输入“-”号，再点击“字段”内的“支出”，从而将“公式”改写为“=收