档案管理制度(定稿)档管理制度(定稿).doc

PAGE - 1 - PAGE - 9 - 档 案 管 理 制 度 总 则 一、为规范集团公司档案管理条理化、系统化，加强档案管理水平、保证档案资料的完整与安全并方便查阅使用，特制定本管理制度。 二、本制度中所指档案是公司在各项经营管理活动中形成的具有查考和使用价值的不同载体形式，内容特征的历史记录和原始凭证（包括文字、图表、图纸、声像等）。 三、档案管理是指对档案进行收集、整理、立卷、保管、借阅、鉴定、销毁、统计等一系列过程的管理。 四、本制度适用于集团公司及所属（分）子公司。 档案工作管理职责 一、公司档案管理工作实行统一领导、分支管理的原则，集团办公室及各（分）子公司办公室为档案的归口管理部门并指定专人从事档案管理，具体负责各职能部门应移交的档案接收、归档、登记编目保管、查阅等工作。 二、集团及各（分）子公司所属各职能部门应设立一名专（兼）职档案人员，负责本部门档案资料的收集、整理、保管、使用、移交工作。 档案归档的程序 文件的归档主要包括预立卷、移交两个环节。公司各部门在工作中形成的具有长远保存价值的文件材料，在办理完毕后，由各部门兼职档案管理人员集中统一收集、预立卷，并定期向所属公司专职档案管理员移交，移交时由所属公司专（兼）职档案管理员进行初验收。任何员工不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。 预立卷 1.文件材料的种类、份数及每份文件的页数均应齐全完整。每份文件的主件与附件、印本与审批页、请示与批复、批转文件与原件等多种文字形式的同一文件，应组合在一起装订，不得分开，装订时应在文件的左上角用胶水将每页粘连起来，防止脱落； 2.归档的文件资料应保证字迹工整、图样清晰、不得使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久材料书写； 3.归档的文件材料原则上应以盖章生效或签字确认的原件为准； 4、预立卷工作由各部门负责。 移交 1.为严格档案移交，须建立《档案移交登记簿》（见附表一），由移交、接收人、监交人同时签名，以明确责任。监交人由移交和接收部门负责人共同担当； 2.预立卷后的文件需按规定每月移交一次，定于当月的4日之前移交上月档案（逢节假日顺延）。 第四章 档案归档的分类 一、以公司全部档案作为一个全宗，全宗以下形成收进文件、发出文件、内部文件、合同协议、工程文件、影像类、证件类及其他资料等一级类目； 二、在各一级类目下，根据不同性质标准，分别形成不同数量的二级类目； 三、集团及各（分）子公司档案管理人员应依照以上规定，做好档案分类工作，各（分）子公司可结合本公司实际工作情况进行分类编目，但类别不得偏离太多，务必使档案分类明确、合理、科学，并便于查考利用。 第五章 档案的使用 档案使用包括查阅、借出、归还等环节，必须严格履行登记审批手续。 一、借阅程序 1.本公司员工借阅档案：属一般行政档案可直接填写《档案借阅登记表》（见附表二）由分管部门副总裁签字方可借阅；属秘密以上档案须填写《档案借阅审批单》（见附表三）由分管部门副总裁审批、总裁终批方可借阅；属机密、绝密档案一律不准外借与复印，特殊情况需由集团总裁批准； 2.借阅重要档案原件时需复印一份留底，以备归还时核查； 3.人事档案一律不准借阅，特殊情况需经分管部门副总裁批准； 4.外单位人员不允许借阅本公司档案，如确有业务需要，需经总裁批准。 二、借阅要求 1.一般档案借阅时间最长不超过3天，保密档案借阅时间最长不超过1天，应及时主动归还。如确因工作需要续借的，需携带所借资料办理续借手续； 2.借阅档案者应妥善保管档案，保证档案的完好、安全与保密，不得遗失、污损、勾划、涂改、拆抽页、撕毁，不得随意转借、抄录、复制； 3.归还档案时，档案管理人员必须详细检查、清点并及时办理注销手续，如有损坏、缺少、遗失等现象，应及时追究借阅人相关责任。 第六章 档案的保管 档案应置于档案室中保管，档案室管理必须遵循以下规范： 一、档案管理人员要妥善保管档案，定期检查，发现破损应及时修复，同时做好防火、防潮、防鼠、防尘、防晒、防霉等安全工作； 二、档案室系机要重地，非经同意，严禁擅自入内，为确保商业机 密，档案管理人员不得将无关人员带入档案室，更不得擅自泄密，由于工作疏忽而造成的机密外泄，将追究本人责任； 三、档案室内需保持清洁、卫生，档案柜排列科学化、规范化，整齐、美观。 第七章 档案的销毁 一、档案销毁必须严格遵守“保存从宽、销毁从严”的原则； 二、档案管理员每年12月对当年台帐进行统计，对失去保存价值需要销毁的档案进行登记并认真填写《档案销毁清册》（附表四）报集团