体系文件编写格式模板与说明.docx

PAGE8 / NUMPAGES8 基于业务流程的风险综合管控体系 程序文件编写说明 程序文件的编制按照《标准化工作导则 第一部分：标准的结构和编写》（GB/T1.1-2009）的有关格式和要求执行。具体编写说明和模板如下： 编制说明 完整的程序文件由封面、管控信息、目次、正文（含附录）等组成。封面、管控信息、目次具体见模板，正文（含附录）编制说明如下： 正文由范围、规范性引用文件（可选）、术语和定义（可选）、职责、流程与风险、管理程序、记录表单（可选）、附录组成。构成要素可根据具体的文件内容特性作相应调整。 1 范围 主要阐明本程序文件编制的目的和意义，规范的主要事项，适用范围（包括适用哪些部门、单位，适用哪些业务活动）。 2 规范性引用文件 与本程序文件所规范的业务活动密切相关或需要遵照和引用的标准或规范性文件，引用国家法律、法规或行政部门、上级单位发布的文件时，应列出文件名称、文号等。 3 术语和定义 视程序文件的具体需求而定，一般将文件关键词汇和容易发生歧义且影响较大的词语列入解释。 4 职责 明确该项业务活动的主管部门、协作部门、管理者各自的职能、权限和分工协作及相互关系等。一项职能只能由一个部门（或岗位）负责（归口管理部门），相关部门（岗位）承担相关职责。描述该部分时，必须明确职责的划分和接口，不能出现重叠和缺漏。 职责应简明、准确，表述时只涉及职责而不包含具体工作内容。 5 流程及风险 该程序文件所规范业务活动涉及的业务流程图（业务流程图和风险控制文档，本处只列表，详细业务流程图和风险控制文档放在“附录”中）。 5.1 流程及风险控制文档的编制 内控体系中已有且适用的流程和风险控制文档可直接采用，不适用的进行修改；内控体系中未包含的流程和风险控制文档需补充完善，流程用VISIO绘制，风险控制文档用EXCEL编制。 5.2 流程编号 流程编号采用项目组与各处室确定的公司业务流程框架中的流程编号，在具体编制程序文件时，如确需增加业务流程，由相关处室与项目组沟通后共同确定其编号。 5.3 风险编号 内控体系中已有的风险和编号继续采用，新增加的风险按照以下规则编制： (1) L.1、L.2、L3……(法律风险)； (2) F.1、F.2、F.3…… (内控风险)； (3) HSE.1、HSE.2、HSE.3……（健康、安全、环境风险）； (4) Q.1、Q.2、Q.3……（质量风险）； (5) D.1、D.2、D.3……（党纪风险）。 6 管理内容 详细规定该项业务活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法。包括管理原则、管理内容、管理要求、管理条件、管理方法、管理程序等。 (1) 按业务活动的内在逻辑和本程序文件所规范的控制要求对工作顺序展开描述。 (2) 每一个工作步骤的管理内容应明确到管理(责任)岗位,按管理工作内容、工作方法、限制性规定、地点和时限要求等依次展开。 (3) 按PDCA（策划、实施、检查、改进）模式编写条款内容，除对业务活动的策划、实施进行描述和规范性要求外，还必须包括业务活动的监督、检查和违规后的责任处理。 (4) 在引用其它文件内容时，如果内容简单，可直接将内容写入条款中，如果内容较多，可以引用“××文件”的××条款内容，不必详述。 (5) 条款的层次最多可展开到四个层次，例如:8.×.×.×，四层次以下建议使用列项。 (6) 管理内容中的规范性要求必须能够完整说明业务活动所涉及风险的控制点和控制措施，以及措施采取后的实施证据。 (7) 管理内容中涉及的业务流程图和记录表单，全部作为附录在正文中引用。 (8) 例外特殊情况的处理方式。 (9) 管理程序必须达到“5W2H”的要求，即：Why为什么做？,What要做什么？,Who谁来做？,When何时做？,Where何地做？,How如何做？，How much，达到什么程度？。 (10) 程序文件所涉及的业务活动必须完整，按照顶层设计原则，各处室在编写程序文件时必须将分公司层面的相关业务活动也包含在内，对分公司的业务活动进行描述和规范，分公司层面不再制定规范性文件。 7 记录表单 明确该项管理活动所形成的表单和记录的格式、填写要求、注意事项、保存方法、保存期限、保存部门等。 8 附录 每个附录都应在正文中提及。附录分为规范性附录和资料性附录，前者给出文件正文的附加或补充条款，后者给出有助于理解或使用文件的附加信息。按照A、B、C…排序。 格式要求 XXXX管理程序（三号黑体） 范围（使用黑体五号，一级和二级标题，段前段后空0.5行） 正文（使用宋体五号，首行缩进2字符，1.15倍行距；可将未列入标题的关键术语或短语标为黑体）。 为了……，制定本程序。 本程序规定了…….。 本程序适用于……。