数字档案管理中存在的问题与对策分析.docVIP

PAGE  PAGE 4 数字档案管理中存在的问题与对策分析 　　摘 要：近些年来，数字档案正逐步代替传统纸质档案，方便存储，利于资源共享成为数字档案的绝对优势，在其快速发展中，数字档案的弊端也逐渐展露出来，制约了数字档案管理的进一步发展，解决并完善问题对数字档案管理的未来发展具有重要意义。本研究将找出数字档案管理过程中出现的漏洞，并针对每一个问题提出相对合理可实施的解决对策，提高数字档案的质量，促进档案管理数字化的高速发展。 　　关键词：数字档案；档案管理；发展前景 　　随着计算机技术、通信技术以及多媒体网络技术的快速发展，数字档案管理应运而生，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，通过网络连接，利于资源共享，另外它还有方便携带与信息交流的优点。数字档案管理的建立作为网络信息高速发展的重要标志，被广泛应用于学校、企事业单位、档案馆中，其未来发展前景十分可观。 　　一、档案管理数字化存在的问题分析 　　1.1数字档案管理中存在诸多问题 　　数字档案缺乏真实性。网络信息环境的不安全性，对档案管理的数字化发展造成极大的不良影响，相比于传统档案的管理，数字档案缺乏纸质文件所具有的真实性，在储存过程中，数字文件受周围环境和人为因素的影响，个人会在某种利益的驱使下对档案进行改动，并且不易被察觉，造成文件的储存很困难并且缺乏真实性。 　　数字档案缺乏永久性。在真实记录了档案文件后，数字档案的储存永久性面临着技术的挑战，存储介质易于氧化和受到磁场的影响，极易破坏数字文件的保存内容，另外随着互联网技术的发展及多媒体的普遍应用下，对于图像、声音及各类插件的存储，保存的介质变得复杂化，要求的技术也更高，而全球甚至国内不同地方的技术发展不一致，没有一致的标准化管理，导致数字档案的内容不便流通分享。 　　数字档案缺乏安全性。在数字时代里，由于计算机病毒、网络黑客和系统不稳定等因素存在，数字档案管理的发展受到了严重的威胁。对于一些需要保密的档案文件，在传输的过程中受到病毒的侵蚀或者网络黑客的攻击，被他人截取、窃听以及盗用，致使档案文件的保密性丢失。 　　1.2数字档案的管理工作相对滞后 　　传统的档案管理的只注重保管而不加以充分利用的旧工作意识已经制约了数字档案管理的发展，管理者对数字文件的管理意识比较淡薄，重视度较低，一些声像资料往往忽视归档，致使资源流失，需要利用时就会采取临时补录、补拍的措施，使得档案丧失真实性。另外，数字档案在构成、存储的过程中，缺乏系统规划的管理标准，所以档案文件在运用及管理中存在较大的随意性。 　　二、数学档案中存在的问题对策探析 　　2.1完善数字档案管理的发展弊端 　　任何事物的发展都需要在时间的累积中逐渐修改和完善，由于数字档案管理是近些年新兴起来的，发展时间尚短，相关管理条案都不成熟，所以存在一定的问题在所难免，重要的是找到解决办法，使其更好地发展成熟。建立相关的管理条例显得十分必要，明确数字档案同样具有法律效力，结合现有《档案法》，颁布更加具体的法律条例，确保数字档案的法律效力，并且可以借鉴国际上成功的数字档案管理案例，结合国内具体实情发展具有中国特色的高标准档案管理执行法则。 　　2.2运用相关技术确保数字档案的真实性、永久性和安全性 　　建立完整全面的规章制度，严格要求管理人员在整理数字档案的过程中认真整理，并严格监控周围环境，确保档案文件的真实性和完整性。在排除人为因素的情况下，还可合理运用相关的技术措施来解决，比如周期性的鉴别和验收档案文件，及时整理，并且使用分组密码来确保档案数据的完整，运用不可逆存储介质来最大程度的防范数据文件被修改，保证档案信息的真实性。 　　建立数字档案信息系统，及时备份新收集、新归纳的数字档案信息，以方便在需要的时候进行有效利用，组织人员定期对档案数据库进行必要的维护，防止信息泄露或丢失。另外可以通过建立数字图书馆，方便信息交流，资源共享，同时能够保证档案信息的完整性。建立完善的档案分类标准是保证档案信息安全永久性的重要手段，可以根据信息内容、收集时间、数据类型等不同对档案信息进行分类保存，方便查找所需信息，保证数据信息的永久性。 　　加强硬件设施的建设，采用高质量的介质存储数字档案，同时对数字档案管理系统安装安全防护措施，如建立防火墙。定期清理计算机垃圾，查、杀病毒，定期更新相关系统软件。及时对数字档案信息进行备份，定期检查，如果发现问题要及时恢复，将储存数字档案的介质妥善保管到安全处。及时升级防护软件，如有需要，将数据格式转换为不可逆的只读格式，防止档案信息被盗用或者篡改，保证档案信息的安全性。 　　2.3强化档案管理人员的工作意识 　　将档案管理工作纳入工作计划中，组织档案管理人员进行培训，培养