科研单位电子文件归档与管理探讨.docVIP

PAGE  PAGE 5 科研单位电子文件归档与管理探讨 　　摘 要：科研单位中的计算机网络和办公自动化不断普及，电子文件也日益增多。如何对这些电子文件进行及时收集和科学管理，是档案部门面临的新课题。本文主要通过分析电子文件的特点，结合当前数据信息化条件下电子文件的管理需求，对电子文件的归档与管理作出尝试性的探讨。 　　关键词：电子文件 归档 科研单位 　　科研单位中纸质文件呈日益减少趋势，取而代之的是涌现大量的电子文件。电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性，对传统档案归档和管理理论造成很大的冲击，开启了电子时代档案技术的新领域。推动电子文件归档工作的着眼点要高，在规划电子文件归档工作时，应从科研单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工???程序，建立归档制度。 　　一、电子文件定义及其特点 　　电子文件一般是指：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。科研单位的电子文件系统结构一般包括电子档案和物理载体档案的管理控制，并且含有三个概念：电子文件/档案流、工作控制流以及物理载体流。一是以“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。二是以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件