“办公自动化技术与应用”.第03章.ppt

第 3 章;【本章内容介绍】;【本章主要知识点】;3.1 电子表格制作的基本知识; 3.1.2 电子表格的常用术语和通用操作 1．表格的创建 Word中创建表格的方法有插入法、绘制法， Excel无所谓创建表格，因为其工作区域就是一个很大的表格。 2．表格整体的缩放与移动 对于Word，拖动其右下角的小方框可以像对窗口操作一样实现表格整体的缩小和放大，拖动左上角的黑色方框可以实现表格的整体移动；而Excel中选定数据区域进行“剪切”操作即可将其移动到指定位置，整体调整单元格大小可以实现缩小放大。 3．表格行高、列宽的调整与斜线表头设置 表格行高、列宽的调整一般通过拖动行列之间的分割线即可实现，当然也可以通过有关菜单项进行精确设置，还可以进行多行行高相等、多列列宽相等的操作。 在斜线表头的设置方面， Word 2000以后的各个版本都提供了斜线样式。Excel表格中一般不需要斜线表头设置，如果需要，可利用“绘图工具栏”中的直线工具绘制。 4．表格中单元格的拆分与合并 在Word中专门有“合并单元格”和“拆分单元格”的专门按钮或命令。对于Excel，软件的“格式”工具栏上专门提供了一个“合并居中”按钮，可以使单元格合并同时使单元格文字在合并后的单元格中自动居中，如果合并错误还可以取消合并，但是Excel不能拆分单元格。 ; 5．表格边框与底纹背景的设置 表格设置边框与底纹是为了使表格更加美观，通过软件中的“边框与底纹”工具按钮或相关菜单命令可以很容易地选择设置。 6．表格中单元格、行、列的编辑 有时表格需要进行单元格、行、列的添加或删除等编辑操作，通过工具按钮、菜单命令、快捷菜单项很容易实现。需要注意的是，此处删除与清除是有区别的，前者指删除对象，表格中不再存在，而后者是清除内容或者有选择则清除内容、格式、公式等。 7．表格单元格中文字的对齐方式设置 表格文字对齐方式包括水平和垂直两个方向，“格式”工具栏上的段落对齐按钮只能设置水平方向，而垂直方向需要通过选择快捷??单中的“文字对齐方式”项来进行设置。一般垂直方向要设置为居中，水平方向根据情况需要进行灵活设置。 8．表格中的排序与公式计算 数据表格可以按照一个或多个关键数据进行升序或降序排列；不仅可以按行排序，也可以按列排序；对于汉字，不仅可以按照“字典顺序”排序，也可以按照“姓氏笔画”排序。对于公式计算和数据处理一般利用Excel比较快捷、高效。 9．表格与文本的转换操作 在Word中根据需要，可以利用“表格”菜单中的“转换”命令快速地按照指定要求进行表格与文本之间的转换。; 10．拆分与合并表格 根据需要，有时候要进行表格的拆分和合并，这在Word的“表格”菜单中有专门的“拆分表格”命令，要合并时需要将两个表格之间的空行或内容删除即可。 3.2 利用Word的插入法制作比赛日程安排表 本节接着上一章的实例，制作一份“青年歌手大奖赛”的比赛日程安排表，效果如图3-1所示。可以看出，它是一个5列7行的规则文字表格，整个表格从总体上来看宽度大于高度，所以纸张方向应该设置为横向打印。 按照上面的原则，可以利用Word中的插入表格方法或者直接利用Excel的填表方法来制作该表。下面介绍用Word插入表格法制作该比赛日程安排表，操作步骤如下： （1）启动Word，打开一个空文档。 （2）根据表格形状进行页面设置：将纸张设置为B5，上下左右边界均设置为“2.5厘米”，纸张方向为“横向”，其余按默认设置即可。;;（5）编排文字。首先按照与一般文档中文字录入一样的方法，在各个单元格中输入需要的文字；然后全选表格文字，设置段落对齐方式为“中部居中”；接着再将表格表头文字设置为四号、黑体、加粗效果，其余文字设置小四号，默认字体。文字编排结束后的表格在纸张上的页面效果如图3-4所示。 ;（6）对表格进行修饰。在图3-4可以看到，表格在整张纸上大小不太合适， 表格有些高度不够，这时可以将光标停在表格上任何位置，向下拖动表格右下角出现的“表格缩放控点”使表格高度加大到适应页面大小。 另外，图3-4中表格外边框不太醒目，下面将其设置为粗线效果，操作方法为：在表格内，单击鼠标右键，从弹出的菜单中，选择“边框和底纹” 按钮，在出现的对话框中，设置表格外框宽“1 1/2磅”，经过修饰后的表格最终效果如图3-5所示。 ;3.3 利用Word绘制法制作比赛报名登记表 本节实例是制作“青年歌手大奖赛”中使用的，用