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 PAGE \* MERGEFORMAT - 22 - 保利协鑫电力燃料有限公司企业标准 GCL/RL-RSXZ-07-2012 后勤管理标准 2012年10月15日发布 2012年10月15日实施 保利协鑫电力燃料有限公司 发布 前 言 本标准由人力资源与行政部负责提出。 本标准由人力资源与行政部负责起草。 本标准主要起草人：乐剑锋 审 核：乐剑锋 审 定：张 祥 批 准：张 祥 本标准由人力资源与行政部负责解释。 本标准于二○一二年十月十五日正式发布。本标准于二○一二年十月十五日正式实施。 保利协鑫电力燃料有限公司企业标准 后 勤 管 理 标 准 GCL/RL-RSXZ-07-2012 1.范围 本标准规定了保利协鑫电力燃料有限公司(以下简称“公司”)后勤管理的职责、管理内容与方法、报告和记录。 本标准适用于公司后勤管理工作。 2.管理职责 2.1人力资源与行政部负责公司后勤管理工作，包括收发订票管理、文印传真管理、报刊图书资料管理、视频会议管理、会议室管理、工作餐管理、接待管理、值班管理、通讯管理、大型会晤活动等。 2.2各部门应协助人力资源与行政部做好本部门内部后勤管理工作。 3.收发订票管理 3.1人力资源与行政部负责签收每天邮局或快递公司送来的各类报刊、邮件和信件；挂号的邮件、杂志，需先进行登录，然后通知邮件主人或部门有关人员签字领取。 3.2当天收到的报刊、杂志、邮件需当天分发完毕，遇到快递邮件，应及时通知邮件主人或部门来人领取，不得积压邮件、报纸。 3.3员工或部门需要邮寄公文、信、函，可到人力资源与行政部登记领取EMS快递单和信封，填写完毕后由人力资源与行政部负责将信件交邮递员邮寄。 3.4员工外出，需要订购车、船票或飞机票时，可委托人力资源与行政部负责办理，委托人领取票时应与送票人员及时结清票款。 4.打印传真管理 4.1文字打印 4.1.1人力资源与行政部仅负责总经理、分管副总经理等有关领导交办的文字打印工作，各部门的文字打印自行负责。 4.1.2拟稿人交付打印的文稿应字迹清晰，条理井然；打字员应对保密材料进行保密，对废稿应予销毁。 4.1.3打印人员应将打印稿交给拟稿人核对，核稿完毕后，由打印人员进行修改，并遵循《公文管理标准》制版，提交相关领导。 4.2复印 4.2.1复印机由人力资源与行政部负责管理，各部门自行操作，操作过程中如遇故障，应及时通知人力资源与行政部，不得随意拆卸，否则造成损坏，应予以相应赔偿。 4.2.2任何部门和个人不得擅自复印保密文件和个人资料，公司保密材料复印须经本部门经理批准。 4.2.3发生复印错误时，其错误纸张除含有机密内容应予销毁外，其余的均应回收再利用，不得随意丢弃。 4.3印刷管理 4.3.1需外委印刷时，由申请部门填写《申购单》，经部门经理审核后，报人力资源与行政部联系印刷。 4.3.2申请部门应负责资料的编纂和校对工作，不得在交付印刷后再行修改。 4.3.3对外委托的印刷工作，要保证质量，做到整洁、清晰、美观、价格合理、按时完成。 4.4传真管理 4.4.1人力资源与行政部秘书负责传真机的保管使用，其他人员非经允许不得自行使用。 4.4.2公司的公文传真由人力资源与行政部秘书负责发出，并在传真登记簿上登记传真名称、传真时间、接收单位、传真号、页数。 4.4.3各部门传真可以委托人力资源与行政部秘书发出，也可以在允许的情况下自行使用传真机发出，但须进行传真登记。 4.4.4不得擅自发出传真绝密文件和个人资料，传真保密资料需经本部门经理审核，人力资源与行政部秘书凭审批单方可传真。 4.4.5接收传真件由人力资源与行政部秘书统一负责，应做好收件记录，并及时分发到件人，原件在人力资源与行政部留存，收件人留复印件。 4.4.6传真机应随时处在开机接收状态。传真机在操作过程中如遇故障，应及时报修，不得随意拆卸，否则造成损坏，应予以相应赔偿。 5.报刊、图书、资料管理 5.1.订购 5.1.1人力资源与行政部每年底应通知各部门订阅报刊、图书、资料等有关事项。 5.1.2报刊、图书、资料的订阅费用列入本部门办公费预算管理，非经总经理批准，不得擅自订阅。 5.2保管 5.2.1人力资源与行政部应做好报刊、图书、资料的保管、分类、编目工作，并妥善存放于书架或档案柜。 5.2.2人力资源与行政部应对库存报刊、图书、资料编制检索工具 ⑴书目，包括图书目录、资料目录、专题目录。 ⑵索引，包括文件索引、资料索引、报刊索引、专题资料索引。 5.2.3各部门在业务交往过程中收到的赠阅资料、信息、论文、图书，除特殊专用留用外，均应送交人力资源与行政部留存保管。 5.2.4凡由各