第4章数据管理的操作2.ppt

第四章　数据管理的操作　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　;数据清单建立的原则;三、数据的有效性 设置单元格序列 １、在数据清单以外的单元格输入有效序列，（如：男女） ２、选定要设置有效的单元格或整列 ３、数据／有效性／设置／允许序列／选取序列／来源。 四、数据的筛选： 单击数据/筛选/自动筛选 数据筛选：把数据清单 满足条件的记录显示不满足条件的记录则隐藏。 自动筛选：在原有的数据清单中显示筛选的结果。 选定数据清单中的数据区域/“数据”菜单/筛选/自动筛选，此时每个字段名旁边，显法黑色下拉按钮，单击要进行筛选选的字段名的下拉按钮，选择筛选取的条件。 1、全部：将筛选前的全部数据显示出来。 2、前十个：将数据中满足 条件的前N个数据记录显示。 3、自定义：自己手工设置筛选条件。 此时满足的记录会显示在数据清单中 与：表示两个条件的同时满足。 或；只需满足其中 的一个条件。 取消自动筛选/数据菜单中的“自动筛选”的对勾去掉 ;五、高级筛选 方式：1）在原有数据中显示筛选的结果。 2）设置筛选条件 后筛选的结果显示在清单以外。 方法：1、复制数据清单 的字段名到数据以外的单元格区域 2、在字段名下设置筛选的条件。 3、选定参加的高级筛选的条件。 4、单击”数据“/筛选/高级筛选。 5、方式： 1）在原有区域显示筛选结果，确定对话框中的”数据区域”，条件区域/确定。 2）将筛选的结果复制到其他位置，确定数据库区域 ，拖拉选定条件区域，单击“复制到的折叠按钮/一个单元格地址确定。 显示高级筛选取后的原始数据。 数据菜单/筛选全部显示。 ;五、分类汇总： 　　作用：对数据清单中的指定字段进行分类，然后统计同一类记录的相关的信息，可以对同一类记录进行求和求平均数最大值，最小值等各项汇总。 分类汇总必须先对数据清单进行排序操作。 方法：1、选定数据区域进行排序，把相同的一些记录集中在一起。 2、选定：”数据“/分类汇总在分类字段名中选择字段名（排序时用的主要关键字）选择汇总的方式求和计数平均，最大，最小）。 在（汇总项列表中选择参加的汇总的字段名——确定。 1）替换当前的分类汇总，新的分类汇总将原来的进行覆盖。 2）每组数据分面：每个汇总单独放在一张纸上汇总结果显示在数据下方汇总结果显示在数据下。