本学年度社团负责人及干部改选通知.doc

PAGE  PAGE - 10 - 95學年度社團負責人及幹部改選通知 中華民國95年3月31日 主 旨：95學年度社團負責人及幹部改選注意事項 說 明： 一、改選期限： 請各社團於95年5月30日前完成社團內部改選會議，並於95年6月10日前將「社團登記本」（社團交接資料）繳交至行政聯合辦公室(CL315)。 二、繳交資料（社團登記本）說明： 本學期配合資訊化作業，請社團同學於課外組網頁之社團活動資訊之社團活動及場地借用系統中上網登記(詳細操作步驟請見下頁說明)，填寫完成並列印後請社團指導老師簽名，且繳交資料至課外組備查。 ※如有疑問請洽本案業務承辦人：學務蘇鳳龍先生。 ～感謝所有社團負責人的配合及協助，希望電子化作業能夠使社團活動資料建檔順利進行。～ 【操作步驟說明】 1. 請先登入課外組首頁 .tw:8080/tku/main.jsp?sectionId=3 （亦可由淡江大學首頁進入，點選行政單位之學務處課外活動輔導組，即可進入此頁面） 2. 點選首頁左列之「社團活動資訊」，進入「活動申請及場地借用系統」，如下： 3. 點選上列之選項即可出現社團登入之頁面，請以社團之永久編號及密碼登入該系統。 4. 登入該系統後，請選擇左方工具列之「社團登記本」下之各選項： 5. 社團登記本填寫方式如下： （系統內「社團登記本」下之各選項均要填寫清楚填寫完成後務必按下「送出」，資料才會進入系統內儲存更新。） （1）社團負責人：點選社團負責人選項即可出現下列之頁面，出現之負責人資料為原有　　之社團負責人，請點選「編輯」更改為新任負責人之資料。此頁面請填寫正副社團負責人資料，若欄數不夠，可點選「新增」選項。 【注意】英文姓名請填寫與護照上相同之羅馬拼音，切勿以個人英文名字代替；且系級請填寫負責人在擔任該職務時的年級。（也就是95學年度的年級） （2）社團基本資料：點選「社團基本資料」選項後，若社團資料需要修改者請點選「編輯」，並進入修改，操作方式如下： 此處請填入指導老師姓名，以校內指導老師為主，若無校內指導老師，才填校外指導老師姓名。並於列印出社團登記本後於此欄位旁加註簽名。 【注意】英文社團名稱請務必填寫正確，若不清楚者可至課外組查詢。 （3）指導老師基本資料：點選「指導老師基本資料」選項後，若社團需要修改指導老師資料者請點選「編輯」，並進入修改，操作方式如下： 【注意】1. 指導老師基本資料頁面只能填寫一位老師的資料，請各社團負責人以校內指導　老師為主，外聘指導老師資料請另外至課外組領取表格填寫，並與社團資料本一同繳交；若社團只有外聘指導老師並無校內指導老師，則該頁面請填寫外聘老師資料，並於列印出之資料上加貼外聘指導老師身份證正反面影本。 2. 各項資料請填寫清楚正確。（4）社團改選會議紀錄：點選「社團改選會議紀錄」選項後，請點選「編輯」選項，將最新社團改選會議紀錄修正至系統內，操作說明如下： 若欲新增出席人員，請於點選「社團改選會議紀錄」選項後，在頁面下點選此選項，即可新增出席人員。 此兩區塊請分別填入交接前後之負責人姓名，並於列印社團登記本後於這些欄位旁加註簽名。 會議內容務必填寫，若無正式改選會議，也請於此選項下填寫社團負責人產生過程之說明。  （5）新任幹部名單：點選「新任幹部名單」選項後，可以選擇將舊有幹部名單刪除，點選「新增新任幹部」；或是在舊有幹部資料上點選「編輯」修正。 （6）社團交接清單：點選「社團交接清單」選項後，請點選「編輯」選項進行修改，請務必確實填寫交接清單相關事項，操作如下： 此兩欄請填入新任負責人及指導老師姓名，於列印社團登記本旁加註簽名。 帳號請填寫清楚，此帳號為社團專戶，請勿以私人帳戶代替；儲金簿影印黏貼請於社團登記本列印後，貼於對應之欄位，並請務必影印清楚。 （7）社團組織章程：點選「社團組織章程」選項後，若社團之組織章程有修改，請務必進行更新。 （8）社團活動紀要：點選「社團活動紀要」選項後，點選「新增」後，請填寫交接前一屆所舉辦之活動，格式如下： 【注意】社團活動紀要之內容請務必填寫清楚，公文編號也務必填寫正確。 （9）社團刊物登記本：點選「社團刊物登記本」選項後，若社團於當屆有出版刊物請點選「新增」進行編輯相關資料，若無出版刊物，則可不必填寫。 （10）社團通訊錄：點選「社團通訊錄」選項後，可以點選「新增」加入新的社員通訊錄。 【注意】由於此檔案的建置可為社團歷屆資料建檔，請各社團盡量將通訊錄補齊，以利檔案的建置。 6.列印社團登記本方式：請點選於網頁「列印社團登記本」選項，即會出現另一頁面，並請點選「檔案」之「列印」，即可列印出共11頁的