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PAGE  PAGE 25 財管部大專新進人員會計處輪訓報告 羅年通 前言 會計處掌管全院的帳務管理，隨著本院規模不斷的擴大，除了北院區和南院區之外，也包括了汎航、世信、長庚醫材和長永公司，用人數卻反而不增反降(從民國72年的35人降至目前26人)，主要原因在於電腦化的成功，從最前端的就源輸入就已導入電腦化，也大幅降低會計處同仁的工作量，而且電腦化的結果，也降低了手寫或人工計算的錯誤率。舉例來說，在尚未電腦化之前，每月的結帳作業必須花上一週以上的時間才能完成，然而，在現在卻只需要用上短短的1~2天即可全部完成作業，而且該作的把關動作卻一點也沒少，從本院的四支鑰匙的層層把關作業，一直到會計處內部各經辦、嚴謹審核付款工作，不但讓帳務工作更順利、正確，而且更發揮了內控的功能，降低人為舞弊的機會。 會計處組織架構 目前會計處的組織圖及職務劃分如下，設有處長1人，副處長1人，處務室3人，審核課4人，帳務課17人，共26人。 會計處 帳 務 課 審核課 處務室 一、會計電腦作業制度研擬。 二、稅務處理。 三、各項人員教育訓練推動。 一、各項費用、圖書付款審核 二、工程、外購、福委會付款審核 三、內購材料、文具印刷付款審核 四、藥品付款審核 一、藥品及伙食付款 二、福委會、汎航及醫材公司帳務作業 三、薪資帳務作業 四、工程、外購帳務作業 五、財務收支、會計總帳作業 六、醫務收入帳務作業 七、材料、零星材料付款 八、材料帳、固定資產帳務作業 九、院外補助款收支帳務作業 財務會計的特色 會計作業全面電腦化:採用就源輸入及電腦化的結果，使得醫院的會計作業速度提升，降低錯誤率。 財務比率優異:近年來長庚醫院之流動比率提升至1.4倍、負債比率降低至8%，均較先前為優。 良善制度管控:良好的內控及電腦化使得會計作業受到層層管制，提高其作業的正確性。 防杜人為舞弊:透過資材、採購、會計及出納的四支鑰匙層層把關，而且經核決後之訂購資料(包括數量及金額)一律由電腦上鎖，大幅降低舞弊的可能性。 審查機制完備:透過審查員在第一線把關，還??異常管制及會計師的查核，使得帳務正確且符合法規。 會計處業務介紹 一、一般費用審核付款作業流程 一般因為業務上之需求，所發生的費用，很大一部份皆屬於一般費用，像是文具用品、差旅費及環境清潔費…等等。項目及種類相當多，因此其費用報銷、審核及付款，則相當仰頼管理上的制度及審核標準。若要報銷，則需上HIS去輸入相關的費用報銷粘貼單，並檢附各種費用單據，送至會計處核銷。 1、費用種類 (1)一般費用報銷:一般雜項、庶務、清潔的費用皆屬此類，像是餐費、報紙費用、油料費、水、電、瓦斯費…等等。 (2)國內外差旅費:可分為國內、國外出差，依時間長度，院內有補助膳食費、交通費及其它應支出費用，但住宿則以各院區之招待所為優先考量，若招待所已客滿則請院區開立證明後，再至合約飯店住宿。出差前先上電子表單填寫出差單，在返回後人員可以直接上HIS以自轉或是自行輸入的方式將費用開立完成後，再列出，並檢附費用單據送至會計處核銷。 (3)暫借款:對於金額很大或是憑證無法立即取得的交易，則由款項請求部門申請暫借醫院的資金先行支出，上網輸入暫借款申請單，待日後交易完成或取得憑證，再向會計部沖銷暫借款，若是超過規定期限無沖銷者，電腦會提示異常及催告。 (4)醫師參加國外醫學會費用:院內獎勵醫師參與醫學會與研究計劃，因此對於參加國內外醫學會之費用皆有補助，但是補助限入會費及常年會費。 (5)研究計畫補助費:醫師若有申請到國科會的研究計畫時，除了會有國科會的經費外，另外本院亦提供了約當國科會經費的50%資金作為補助，院內會將這筆資金編列研究案號並列管，限用於和研究相關之計劃。 2、一般費用申請之作業流程 依核決權限呈主管核決 檢附發票或收據等憑證 (就源輸入列印單據粘貼單及憑證貼妥) 員工代墊(員工領款) 款付廠商 匯入員工薪資轉存帳戶 匯入廠商指定之銀行帳戶 會計處審核課審核 會計處帳務課製票 會計主管核決 3、審核付款:審核員就不同的費用類別作不同的資料審核，以費用報銷黏單為例，其審核的項目及內容有下列幾項: (1)本單編號:於費用申請人就源輸入並存檔後，將費用報銷單據送至會計處，會計同仁以本單編號將就源輸入的資料檔引出原始填列之資料以供查核。 (2)受款人:若為員工代墊，則員工為受款人，若是受款人為外部廠商，則填入廠商名稱和統一編號，若為新廠商，則需填寫匯款帳戶登記卡，以方便匯款作業。 (3)有無簽呈無合約:若是有簽呈及合約時，須附上影本一份，供審核人員作為審核資料的一部份。 (4)摘要:審核員可從摘要知曉本單據之費用性質，供了解所報銷之金額合理性，像是餐費的報銷，台北為每餐$80，林口為$70。 (5)社服用途(研究案號)