二办公中的文档处理.ppt-广西师范大学教育科学学院.ppt

第 2 章  办公中的文档处理;【本章内容介绍】;本章主要知识点 ;本节以制作一个“招聘启事”文档为例来讲解简单文档的处理，主要目的是对办公文档的处理流程有个全面的认识。 任务要求是：××大学由于发展需要，有关院系急需招聘领导人员，现在学校人事处需制作一份“招聘启事”对外公布，以便招募人才。 本节“招聘启事”的制作效果如图2-1所示，是用Word完成的。制作时需要注意： 1．标题要使用特殊字体并且字号较大，以使其效果明显。 2．各类人员前面要设置项目符号，以使其条目清晰。 3．联系方式前插入一个形象的图片，以使其生动活泼。 4．在结束处插入相关艺术字，以提高启事的感召力。 5．文档格式要正确，页面设置要合适（最好将内容恰巧调整至一张页面大小）。;;文档处理操作流程分析 ;2．编辑：文档内容录入完成后，出于排查错误、提高效率或者其他目的，必须对文档内容进行编辑。对于文字内容来说，它主要包括选取、复制、移动、添加、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。 3．排版：文档经编辑后，如果内容无误，下一步就是排版。包括：字体、段落格式设置，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置，文字方向、首字下沉，图文混排设置、多媒体对象排版等。 4．页面设置：文档排版完成后，在正式打印之前必须根据将来的打印需要进行页面设置，主要包括：纸张大小设置、页面边界设置、装订线位置以及宽度设置、每页行数、每行字数设置、页面页脚设置等。;5．打印预览：文档正式打印之前，最好先进行打印预览操作，就是先在屏幕上模拟显示文档的显示效果。如果效果可以，就可以进行打印操作；如果感觉某些方面不合适，可以回到编辑状态进行重新编辑或者通过有关设置在预览状态下直接编辑。 6．打印：利用文字处理软件制作的文档最终输出有两个方向：一个是打印到纸张上，形成纸质文档进行传递或存档；另一个是制作网页或电子文档用来通过网络发布。如果是前一目的，必须进行打印操作这一环节。它主要包括：打印机选择、打印范围确定、打印份数设置以及文档的缩放打印设置等。;;2.1.1启事中文档内容的录入;（3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。Ctrl+Enter分页符 概括地说：基本录入原则就是不要随便按回车键和空格键。 同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，在状态栏上有“改写”两个字，如果呈灰色，说明现在是比较常用的插入状态；如果字体颜色变黑，则表示为改写状态。如果是插入状态，光标位于文字之间时输入文字，后面的文字会向后移动；而改写状态时，后面文字被删除。 在插入和改写两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。 如图2-3所示为启事内容单纯录入后的效果。;3．特殊符号的录入 文档中除了文字外，有时还会根据内容需要输入各种标点和特殊符号（例如：♂、※、◎、№、§等）。符号的输入方法主要有四种： （1）菜单法：通过 “插入” /“符号”（“特殊符号”）输入。 （2）工具栏法：通过添加工具栏方式将“符号栏”显示在界面上，利用按钮输入。 （3）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。 （4）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以充分利用键盘来进行快速录入。 大部分标点符号在键盘上都有对应键，但是有些没有直接对应的键，可以通过有关组合键来进行输入，当然不同输入方法也有差异。 例如:省略号的输入,可以用组合键Ctrl+Alt+.来完成. ? ? ?;（2）自动图文集 利用WORD“插入”菜单中的“自动图文集”菜单项，可以将自己经常输入的语句添加进去，以后需要的时候可以直接引用。;在文档内容录入完成后，有时可能还需要对输入的文字进行编辑和修改，经过编辑和修改后可以使文档内容上正确、完整，它主要包括以下的一些操作。;（4） 利用快捷键操作选取 选取对象时，读者可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。 ①双击单词：选择单词 ②Ctrl+单击文本：选择句子 ③双击左侧选择栏：选择整段 ④三击所选段落：选择整段 ⑤三击左侧选择栏：选择全文档 ⑥Ctrl+单击选择栏：选择全文档 ⑦Ctrl+A：选择全部文档 ⑧Alt+移动鼠标：选择矩形文本块;（4）鼠标拖动方法 移动鼠标将所选内容拖动到新的位置，就移动了文本；如果按住Ctrl键不松手，然后移动鼠标将所选内容拖动到新位置，就复制了文本。 ;6．撤消和恢复操作 在对文档进行编辑的过程中，出现错误是在所难免的。Word 会自动记录最近的一些操作，用户可以选择撤消