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PAGE  PAGE 8 论人事档案在人力资源管理中的效用 　　摘要：人力资源作为核心资源，是提升社会综合竞争力的基础，而人事档案则是对人力资源进行选人、用人、开发的来源，只有较为完善的人事档案才能实现人力资源的合理利用。从人事档案对人力资源管理的作用、相互关系、开发利用等方面，阐明了人事档案在人力资源管理中的效用。 　　关键词：人事档案 人力资源管理 效用 　　胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”随着社会经济的高速发展，人才越来越被社会所重视，人力资源管理面临着前所未有的机遇和挑战，因此，人事档案起着不可或缺的重要作用。人事档案只有做到规范化、科学化、信息化，才能更好地为领导决策服务，才能做到人尽其才，在人力资源管理中发挥应有的效能。 　　一、人事档案与人力资源管理的关系 　　当今社会是知识经济时代，社会所有的竞争归根结底是人才的竞争，因此，人力资源管理成为了知识管理的核心内容。然而，人力资源管理又受到人事档案的影响，人事档案的完整与否直接决定人力资源管理质量，人力资源管理与人事档案既是一个有机的整体，又相互促进、相互制约。 　　1.人事档案与人力资源管理概念 　　人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。它即是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，又是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。 　　人力资源管理是在经济学与人本思想指导下，通过招聘、甄选、培训、报酬等管理形式对组织内外相关人力资源进行有效运用，满足组织当前及未来发展的需要，保证组织目标实现与成员发展的最大化。也就是预测组织人力资源需求并做出人力需求计划、招聘选择人员并进行有效组织、考核绩效支付报酬并进行有效激励、结合组织与个人需要进行有效开发以便实现最优组织绩效的全过程。 　　在人力资源管理中，人事档案所提供的信息是其识选用人才的依据，所以人力资源管理和人事档案管理关系非常密切。 　　2.人事档案与人力资源管理的相互关系 　　人力资源管理是运用科学有效的方法对人力资源进行一定的组织、培训和调配，使人力资源中人的心理和思想行为活动能够得到有效的控制、引导和协调，最终达到人尽其才的目的，充分发挥人的主观能动性，实现人力资源管理中人的价值最大化。而人事档案是社会组织或国家相关机构在人事管理的活动中所形成的，主要是用来对个人的经历、知识、才能等进行记录的文件性材料。因此，人事档案是人力资源管理过程中必不可少的环节，是人力资源管理的重要依据。只有在完善的人事档案基础上才能够对人力资源进行有效合理的配置，是实现人力资源价值的首先条件。所以，高质量的人事档案是人力资源管理工作能够科学实施的基本条件。 　　（1）人事档案与人力资源管理的促进关系 　　人力资源管理的各项职能都与人事档案有着紧密联系，有效的人事档案对人力资源管理有积极的促进作用。 　　第一，提供真实可靠信息依据。人事档案可以为人力资源开发提供人员各种真实可靠的、有价值的信息，以便及时发现可用之才。通过动态分析个人的人生轨迹，了解其过去，掌握现在，预测其发展潜力，从而在人才利用时做到扬长避短，发挥其最大效力，体现最大价值。 　　第二，有助于人力资源合理配置。人事档案可以更全面、更深层次地提供人员信息，对人力资源做到合理配置、科学管理。有效的人事档案可以使人力资源信息共享，在内部进行人力配置时，根据人才的不同能力和特点，结合岗位职责，合理使用，充分发挥其相对优势。尤其是在组织机构变革时，根据事业发展需要合理制定人力资源需求计划。 　　第三，提高人力资源的管理水平。人事档案作为人力资源管理一个重要组成部分，相辅相成、相互促进。人事档案提供的信息是人力资源管理必不可少的内容，人力资源管理范围都是根据人事档案信息来展开的，既是人员绩效考核、选用人才的重要依据，又是招聘、晋升、调动以及薪酬水平的重要来源。因此，人事档案是提高人力资源管理水平的关键。 　　（2）人事档案对人力资源管理的制约关系 　　完整、规范、科学的人事档案可以促进人力资源开发利用，当人事档案不适应人力资源管理发展趋势时，就会造成阻碍作用。 　　第一，阻碍人力资源合理配置。真实性是档案的基本特质，虚假的人事档案不具备利用价值。如果人事档案中的个人信息失真，如年龄、学历、工龄等造假，就会导致无法对其正确评估，严重影响对人员的补充计划、配置计划、