会务组织的方法和技巧.pptVIP

会务组织的 方法与技巧;【教学目的】;;第一节 会议概述 一、什么是会议？ “会”——聚集、见面；“议”——讨论、商谈。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 ★★★会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。;二、会议要素： 1、形式要素 2、内容要素 3、程序要素 4、财务要素;1、形式 要素;2、内容 要素;3、程序要素;4、财务要素;三、会议的种类;四、会议有什么作用 （一）会议的积极作用 1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。 2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。 3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评，有助于加强上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。 4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防止各行其是，减少相互矛盾。 5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。 ;(二)会议的负面作用 1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢? 2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。 ;3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不???合实际，其结果是制造重复信息。 4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。 ;六、会议秘书工作的基本任务 1，组织的工作 .主要包括： (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。 ;2．文书工作 ★★★ 主要包括： (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 ;3．生活管理工作 主要包括： (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 ;4．安全保卫工作 主要包括： (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。 ;5.会务工作的原则有哪些？ ★★★ （1）准备充分； （2）组织严密； （3）服务周到； （4）确保安全。 ;案例分析 嘉兴市卫生局年底为表示对离退休干部的慰问，召开了迎春座谈会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要嘉宾在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应该在主桌的一位离休干部，结果致使该干部入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。;第二节 会务工作的具体内容;会前;会中;会后;一、确定会议筹备方案（大中型） 议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。具体如下： （一）确定会议主题和议题。 （二）确定会议名称。 （三）确定会议议程。 （四）确定会议的时间和日期。 （五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要 （六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作 (七)确定会议经费预