版记由专题词.docVIP

　版记由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素。　　一、主题词　　主题词指经过规范处理的用来标引中心内容的词语。　　作用：方便检索和存储以及办公自动化。　　位置：抄送机关上方。　　要求：按照《国务院公文主题词表》（1994年4月修订），选择最能反映公文中心内容的词语。一般不超过5个。　　顺序：先标类别词，如农业、工业、能源、邮电等。再标类属词，分两部分，一是反映文件内容的词，如水土保持，二是反映文件形式的词即文种，如通知。例如：《国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知》（国发〔1998〕16号）的主题词是教育 ?学生 ?就业 ?通知。　　二、抄送机关　　抄送机关指需要了解公文内容但不负责处理和执行的机关。《办法》第14条规定：向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。如撤换下级主要领导、增设机构等事情的行文应抄送。《办法》第20条规定：受双重领导的机关向上级机关请示应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。　　三、印发机关和印发时间　　前者一般是机关的中枢办公部门。　　位置：抄送机关下方。　　后者指该公文送印或发出时间。　　位置：在印发部门右边。　　四、印数　　印数指公文印制总数。　　位置：印发时间正下方，向右不顶格。 主体由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文公文生效标识（单一发文印章和联合行文印章）、附注等要素组成。　　一、标题　　公文标题，是公文内容和作用的高度概括。字体略大于正文。　　位置：间隔横线下方适中位置。　　组成：包括发文机关+事由+文种3要素。形式有：　　1． 规范式：3部分，即发文机关＋事由＋文种――用于重要、庄重的公务。　　2． 灵活式：　　（1） 两部分：一是发文机关＋文种。　　以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。这里要特别注意：一是不再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时间。　　二是事由＋文种。　　三是转发+始发机关及原通知标题（如《转发国务院关于费改税的通知》）或者转发+始发机关及原文件标题+通知（如《转发国务院关于费改税的决定的通知》）。　　（2）一部分：只有文种。常常是不大重要的公务，带周知性。　　书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。　　二、主送机关　　主送机关，指负责处理、执行公文的机关单位。　　位置：标题左下方，顶格书写，后面用冒号。　　上行文一般只写一个主送机关，其中请示、批复和函等文种只能有一个。下行文，一般写给直属下级。普发性下行文，主送机关多，一般使用泛称，如公司直属各部门。面向机关全体人员或者社会群体的，或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不写主送机关。　　这里需要掌握前面所述的公文行文规则。　　三、正文 　　在正文写作之前，有一个提炼和确立主旨的构思及提纲的前提。　　主题，是文章四要素（即主题、材料、结构和语言）中的第一要素。文章都有内容和形式，内容包括主题和材料，形式包括结构和语言。主题是最重要的文章内容，常常称为思想内容（其实应是中心思想内容，而思想内容则应包括主旨即文义、观点即层义、意思即段义和看法即独立的句义）。古代没有这一术语，称主题为意、义、旨、主脑等。现代主题也有不同叫法，在记叙文中称为中心思想，在议论文中称为基本论点，在说明文中称为中心认识，在文学作品中称为意蕴（包括主题、副主题及审美意向等）。而在说明文的一种体裁--公文中我们认为称为主旨比较恰当。　　对主题正确的认识应该是从它的本质属性出发的。主题的本质属性是抽象性，也就是说它是抽象思维的成果，是作者对于文章中心事物进行总体抽象分析所产生的一个基本思想认识。对事物会有多个思想认识，主题是其中最主要的认识，其他思想认识则表达为围绕主题的层义、段义和观点句子。而在公文中，主旨即主题，是撰写者通过公文的全部内容表达出来的一个中心思想认识。　　主旨的地位和作用非常重要。如果说材料是血肉、结构是骨胳、语言是细胞，那么主旨则是一篇公文的灵魂。换言之，主旨在公文中的地位和作用是核心。人们还将主旨比喻为军队的统帅。构成公文的材料、结构和语言等因素，都受主旨制约、指挥，为主旨服务。主旨是决定公文写作水平的最重要的因素。　　公文起草之前必须首先确立主旨，正如古人所说意在笔先。在公文四要素中，只有主旨是作者自己产生的。主旨是作者对公务提炼出来的整体性集中认识。其他文章要素不是这样：材料是客观存在的个别事物，结构是具有历史性、规范性的公文外在形式，语言是公文形式